Ảnh minh họa
Tiết kiệm chi phí, thời gian
Phòng họp không giấy là phần mềm hỗ trợ tổ chức các cuộc họp trên môi trường mạng, nâng cao chất lượng các cuộc họp trong các cơ quan hành chính nhà nước. Người tham gia cuộc họp chỉ cần đem theo máy tính hoặc các thiết bị điện tử nhỏ, gọn thay vì sử dụng nhiều văn bản cồng kềnh như trước đây. Phần mềm sử dụng phổ biến nhất hiện nay là e-Cabinet của Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) hoặc Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông quân đội (Viettel).
Ở Quảng Ngãi, sau Tỉnh ủy thì huyện Mộ Đức là địa phương đầu tiên triển khai thí điểm mô hình cho một số cuộc họp, bắt đầu từ tháng 4/2022. Để triển khai, huyện đã chuẩn bị một phòng họp khang trang, trang bị 25 máy tính bảng, sử dụng phần mềm e-Cabinet của VNPT. Tổng kinh phí đầu tư khoảng 500 triệu đồng. Cùng với đó, huyện cũng ban hành quy định chung về quản lý, vận hành dành cho các cá nhân, đơn vị được quyền sử dụng.
Trước mỗi cuộc họp, bộ phận phụ trách chuẩn bị nội dung, tài liệu số liên quan, cập nhật lên hệ thống của e-Cabinet để người dự họp nghiên cứu. Thông tin về cuộc họp gửi sớm cho người được cấp quyền dự họp, xác nhận tham gia, báo vắng hoặc cử người đi thay thế. Việc nhắc nhở trước về thời gian và địa điểm giúp người dự họp không bỏ sót cuộc họp.
Vào họp, khi các thành viên truy cập và đăng nhập hệ thống, người chủ trì hoặc phụ trách nội dung sẽ điểm danh, kiểm tra người tham dự. Hệ thống có tính năng đăng ký phát biểu, biểu quyết, lãnh đạo và các thành viên thuận lợi trong việc trao đổi, tương tác nội dung với nhau. Kết thúc cuộc họp, bộ phận tổng hợp phụ trách cập nhật kết luận lên hệ thống và những thông tin liên quan để mọi người nắm rõ.
Theo Trưởng phòng VH-TT huyện Mộ Đức Võ Việt Cường, với những cuộc họp thông thường trước đây, địa phương tốn nhiều thời gian để tổng hợp tài liệu, báo cáo; thực hiện thủ công in ấn, sao chép tài liệu phục vụ. Khi phân phát tài liệu, đôi lúc bị nhầm lẫn. Mặt khác, bộ phận văn phòng phải tính toán đúng số lượng đại biểu để in tài liệu cho đủ số lượng, tránh trường hợp bị thừa hoặc thiếu, gây lãng phí, làm mất thời gian.
“Phòng họp không giấy giúp đại biểu truy cập, tải cùng lúc nhiều tài liệu liên quan đến nội dung cuộc họp; tiết kiệm thời gian và chi phí cho văn phòng phẩm, tránh sai sót trong sắp xếp tài liệu. Nhờ có nhiều thời gian nghiên cứu tài liệu trước nên chất lượng cuộc được nâng cao. Việc quản lý, điều hành, xử lý công việc của người đứng đầu thuận lợi, hiệu quả hơn”, Trưởng phòng VH-TT huyện Mộ Đức Võ Việt Cường cho biết.
Vẫn còn nhiều thách thức
Sau huyện Mộ Đức thì Tư Nghĩa là địa phương thứ 2 trong tỉnh thực hiện phòng họp không giấy. Tháng 5/2022, UBND huyện Tư Nghĩa và Viettel - Chi nhánh Quảng Ngãi ký kết hợp tác toàn diện về chuyển đổi số, giai đoạn 2022 - 2025, định hướng đến năm 2030 và triển khai phòng họp không giấy, sử dụng phần mềm e-Cabinet. Thực hiện thí điểm, địa phương tận dụng một số máy tính xách tay, máy tính bảng có sẵn ở các phòng, ban để tổ chức các cuộc họp giao ban định kỳ.
Có mặt tại một cuộc họp của huyện, khác hẳn với trước đây, trên bàn là những chồng tài liệu, văn bản, thì nay, các thành viên chỉ sử dụng máy tính bảng, xách tay; nhanh chóng thao tác, tải tài liệu trên hệ thống xuống để nghiên cứu.
Theo Trưởng phòng VH-TT huyện Tư Nghĩa Huỳnh Ngọc Thuận, thời gian đầu khi mới triển khai, một số cán bộ, công chức, viên chức còn lúng túng, nhưng chỉ sau vài cuộc họp, đặc biệt là sau khi trải qua các lớp tập huấn thì thao tác trở nên thuần thục hơn. Phần mềm có giao diện thân thiện với người sử dụng, tính tương tác cao. Từ những hiệu quả mang lại sau quá trình thử nghiệm, địa phương đã có kế hoạch đầu tư khoảng 1,2 tỷ đồng để mua sắm các trang thiết bị, chính thức đưa vào sử dụng trong thời gian đến.
Phòng họp không giấy mang lại những hiệu quả rõ rệt. Tuy nhiên, theo các địa phương, quá trình triển khai vẫn còn bộc lộ một số khó khăn. Kinh phí thực hiện hạn chế, dẫn đến thiếu thiết bị, cơ sở vật chất để mở rộng cuộc họp với số lượng lớn. Việc liên thông dữ liệu giữa phần mềm e-Cabinet với một số phần mềm khác chưa đồng bộ. Một số cán bộ, công chức, viên chức vẫn còn yếu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin...
Theo Phó Giám đốc Sở TT&TT Đỗ Quang Nghĩa, việc triển khai phòng họp không giấy là một trong những nội dung quan trọng trong quá trình phát triển chính quyền điện tử, hướng đến chính quyền số ở các địa phương, góp phần nâng cao năng lực quản lý, điều hành dựa vào dữ liệu số. Tuy nhiên, trong chuyển đổi số thì người dùng công nghệ quan trọng hơn công nghệ nên người đứng đầu các địa phương cần phải có quyết tâm, vào cuộc thật sự thì mới mong thành công. Mặc khác, tất cả thành viên dự họp phải có ý thức sử dụng hiệu quả phòng họp không giấy, nếu không sẽ sinh ra điểm nghẽn trong thực hiện, tạo thêm gánh nặng cho cơ quan tham mưu, triển khai./.
