Theo đó, việc xây dựng Cổng Dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh cần đáp ứng một số yêu cầu chung như sau:
1. Tuân thủ quy định về xây dựng Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh theo Điều 25, Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
2. Tuân thủ Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam và Kiến trúc Chính phủ điện tử cấp bộ/Kiến trúc Chính quyền điện tử cấp tỉnh hiện hành. Việc kết nối, liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin thực hiện thông qua nền tảng chia sẻ, tích hợp dùng chung cấp bộ, cấp tỉnh (LGSP) và nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia.
3. Tuân thủ các quy định về việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến và bảo đảm khả năng truy cập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước.
4. Tuân thủ các quy định đối với Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh trong việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
5. Bảo đảm khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các cơ quan nhà nước (gồm các hệ thống thông tin nội bộ của các bộ, tỉnh và các cơ sở dữ liệu quốc gia, hệ thống thông tin có quy mô, phạm vi từ Trung ương đến địa phương) phục vụ công tác phối hợp giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường mạng và khai thác, sử dụng lại thông tin, dữ liệu đã có.
6. Bảo đảm khả năng kết nối với hệ thống thông tin của các doanh nghiệp bưu chính phục vụ việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính, hệ thống thông tin quản lý Danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử của Việt Nam và Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính, hệ thống thu thập, đánh giá việc sử dụng thông tin và dịch vụ công trực tuyến của Bộ Thông tin và Truyền thông.
7. Bảo đảm sẵn sàng kết nối, chia sẻ thông tin giữa cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính với tổ chức, cá nhân có yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính thông qua các phương tiện điện tử, truyền thông, mạng xã hội.
8. Bảo đảm khả năng cung cấp công cụ, phương thức tiếp nhận, xử lý, trả kết quả hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính, phối hợp giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường mạng.
9. Bảo đảm khả năng cung cấp công cụ hỗ trợ cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính trong công tác tổ chức, quản lý, khai thác, lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân theo đúng quy định của pháp luật.
10. Bảo đảm an toàn thông tin trong hoạt động vận hành, kết nối; khả năng quản lý tài khoản và xác thực tập trung.
Bên cạnh đó, trình tự thực hiện giải quyết thủ tục hành chính trên Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh phải đáp ứng quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo quy định tại các Điều 17, 18, 19 và 20 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP. Tại mỗi bước trong quy trình giải quyết thủ tục hành chính, Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh phải hiển thị trạng thái xử lý hồ sơ tương ứng. Yêu cầu về hiển thị trạng thái xử lý trên Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh theo quy định tại Phụ lục I Thông tư số 22/2019/TT-BTTTT từ việc nộp hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết thủ tục hành chính đến trả kết quả/ nhận kết quả.
Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh gồm các nhóm chức năng cơ bản như: Quản lý danh mục thủ tục, hồ sơ, biểu mẫu; Tiếp nhận và xử lý hồ sơ; Báo cáo thống kê; Quản lý hồ sơ, tài liệu; Quản lý danh mục; Quản trị người sử dụng; Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ thủ tục hành chính; Điều hành, tác nghiệp; Các tiện ích; Liên thông, tích hợp với Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh. 25 tiêu chí cụ thể quy định tại Phụ lục II Thông tư số 22/2019/TT-BTTTT thuộc các nhóm tiêu chí như: Quản lý danh mục thủ tục, hồ sơ, biểu mẫu; Tiếp nhận và xử lý hồ sơ; Báo cáo thống kê; Quản lý hồ sơ, tài liệu; Quản lý danh mục; Quản trị người sử dụng; Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ thủ tục hành chính; Điều hành, tác nghiệp; Các tiện ích; Liên thông với Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Cổng Dịch vụ công gồm các chức năng cơ bản như: Hỗ trợ điền thông tin đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu vào biểu mẫu điện tử; Cung cấp dịch vụ công; Công bố danh mục dịch vụ công trực tuyến; Tạo lập hồ sơ hành chính điện tử; Trao đổi thông tin với người sử dụng trong quá trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4; Xác thực người sử dụng trong dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4; Hướng dẫn thực hiện dịch vụ công trực tuyến; Thống kê kết quả giải quyết hồ sơ; Đánh giá sự hài lòng của người sử dụng; Tra cứu dịch vụ công theo tiêu chí; Tạo câu hỏi tham vấn, khảo sát; Quản lý hồ sơ; Đăng ký thông tin người sử dụng; Ghi lưu nhật ký, thống kê, báo cáo truy cập; Chức năng tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích; Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính dưới dạng điện tử; Tra cứu kết quả giải quyết thủ tục hành chính dưới dạng điện tử; Tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của người dân, doanh nghiệp; Liên thông, tích hợp với Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh. 18 nhóm tiêu chí cụ thể quy định tại Phụ lục III Thông tư số 22/2019/TT-BTTTT như: Hỗ trợ điền thông tin đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu vào biểu mẫu điện tử; Cung cấp dịch vụ công; Công bố danh mục dịch vụ công trực tuyến; Tạo lập hồ sơ hành chính điện tử; Trao đổi thông tin với người sử dụng trong quá trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4; Xác thực người sử dụng trong dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4; Xác thực người sử dụng trong dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4; Thống kê kết quả giải quyết hồ sơ; Đánh giá sự hài lòng của người sử dụng; Tra cứu dịch vụ công theo tiêu chí; Tạo câu hỏi tham vấn, khảo sát; Quản lý hồ sơ; Đăng ký thông tin người sử dụng; Ghi lưu nhật ký, thống kê, báo cáo truy cập; Chức năng tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính/bưu chính công ích; Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính dưới dạng điện tử; Tra cứu kết quả giải quyết thủ tục hành chính dưới dạng điện tử; Tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của người dân, doanh nghiệp.
Hiệu năng của Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh phải đáp ứng các yêu cầu về thời gian phản hồi trung bình, thời gian phản hồi chậm nhất, hiệu suất làm việc của máy chủ dữ liệu và máy chủ ứng dụng, khả năng truy cập và sử dụng đồng thời, thời gian hoạt động liên tục. Sáu (06) tiêu chí cụ thể được quy định tại Phụ lục IV Thông tư số 22/2019/TT-BTTTT.
Cổng dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ tại Nghị định số 85/2016/NĐ-CP về đảm bảo an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ, Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP về đảm bảo an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ và Tiêu chuẩn quốc gia - Công nghệ thông tin - Các kỹ thuật an toàn - Yêu cầu cơ bản về an toán hệ thống thông tin theo cấp độ (TCVN 11930:2017).
Đối với Cổng dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh có cấp độ 3 trở lên, yêu cầu phải triển khai phương án giám sát theo quy định pháp luật trước khi đưa vào khai thác, sử dụng; Thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá an toàn thông tin trước khi đưa hệ thống vào vận hành, khai thác sử dụng và định kỳ kiểm tra, đánh giá hoặc đột xuất khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra, Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh còn phải đáp ứng 26 tiêu chí được quy định cụ thể tại Phụ lục V Thông tư số 22/2019/TT-BTTTT như: Giao diện với người sử dụng đầu cuối dựa trên nền tảng web, hỗ trợ người sử dụng cuối sử dụng thiết bị cầm tay thông minh (ví dụ: điện thoại thông minh, máy tính bảng...); Dễ dàng tìm thấy dịch vụ: người sử dụng dễ dàng tìm được dịch vụ sau tối đa 03 lần bấm chuột từ trang chủ của cổng thông tin điện tử cung cấp dịch vụ công trực tuyến; dễ dàng tìm được dịch vụ bằng các công cụ tìm kiếm phổ biến. Hồ sơ, thành phần hồ sơ do người dân nộp sau khi được cơ quan nhà nước xác thực tại các bước giải quyết thủ tục hành chính phải được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu để sử dụng lại (khi cần thiết); Tích hợp, cung cấp thông tin cho Hệ thống thu thập, đánh giá việc sử dụng thông tin và dịch vụ công trực tuyến của Bộ Thông tin và Truyền thông...
Có thể nói, với việc ban hành quy định về tiêu chí chức năng, tính năng kỹ thuật của Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh, Chính phủ đang tích cực thực hiện các nhiệm vụ phục vụ tốt hơn cho người dân, tổ chức, doanh nghiệp, hướng tới Chính phủ điện tử với phương châm “Kỷ cương, liêm chính, hành động, trách nhiệm, sáng tạo, hiệu quả”.
