Ví dụ, người A có một cuốn sách và muốn biến nó thành “cuốn sách điện tử” lưu trữ ngay trên điện thoại thông minh của mình, để mỗi khi rảnh rỗi là có thể mở ra đọc ở bất cứ nơi đâu. Muốn vậy, người A phải sử dụng ứng dụng được cài trên điện thoại để quét các trang giấy của cuốn sách thành “dữ liệu mềm” (định dạng tập tin Pdf/Word) để lưu trữ trên điện thoại. Hoạt động này được gọi là “digitization”.
Mô hình website sách điện tử của người A ngày càng phát triển. Người A quyết định làm một “cuộc cách mạng” về sách điện tử, đầu tư phát triển đại trà, rộng khắp trên toàn quốc và sản xuất thêm các video có MC ảo (sử dụng trí tuệ nhân tạo) đọc điểm lược sách hay hàng tuần. Người A muốn biến “sách điện tử” thành hoạt động kinh doanh thương mại của công ty mình và phát triển, tạo thói quen “đọc sách qua mạng” cho nhiều người, đặc biệt với mong muốn mang sách điện tử đến vùng sâu, vùng xa (nơi mà người dân không có điều kiện thuận lợi để tìm mua nhiều cuốn sách mới, có nội dung hay). Người A quyết định đầu tư hệ thống dữ liệu lớn (big data) phi cấu trúc và thuê máy chủ ảo (điện toán đám mây) để lưu trữ những đầu sách điện tử của công ty, cho phép người đọc xử lý, truy cập nhanh và không cần đến nhân viên vận hành, quản lý. Đồng thời, áp dụng công nghệ chuỗi khối để xóa bớt các khâu quản lý trung gian trong các giao dịch và tăng tính bảo mật dữ liệu cho website; tăng cường quảng cáo website trên báo và mạng xã hội để giúp nhiều người biết đến. “Cuộc cách mạng” sách điện tử của người A chính là một hoạt động của chuyển đổi số.
Ngày nay, số hóa dữ liệu là rất cần thiết nhằm biến tài liệu truyền thống thành dữ liệu số, giảm bớt sự “cồng kềnh” của tài liệu truyền thống, tài liệu được lưu trữ an toàn, dễ tìm kiếm hơn. Sau khi đã số hóa, nguồn dữ liệu sẽ được lưu trữ, quản lý bởi các phần mềm hay nền tảng công nghệ, làm tăng thêm tính bảo mật và khả năng truy cập vào hệ thống dữ liệu. Tuy nhiên, không phải tài liệu truyền thống nào cũng cần phải được số hóa, mà cần ưu tiên lựa chọn số hóa những dữ liệu cần thiết, đáp ứng và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng của người dân, doanh nghiệp (như dữ liệu thông tin dân cư, thông tin đất đai, y tế, giáo dục; sách, hướng dẫn nghiệp vụ…). Việc lựa chọn đúng dữ liệu cần thiết để số hóa (phân loại dữ liệu “quan trọng” và “kém quan trọng”) sẽ tránh tình trạng “số hóa đại trà” một cách tràn lan, gây lãng phí. Nhiều dữ liệu “kém quan trọng”, không nhằm mục đích phục vụ nhu cầu của người dân, doanh nghiệp vẫn được số hóa sẽ gây lãng phí về kinh phí số hóa, nhân công thực hiện số hóa, chi phí thuê máy chủ lưu trữ dữ liệu sau số hóa, bảo mật thông tin dữ liệu số hóa... Do đó, quá trình số hóa tài liệu cần xác định mục tiêu số hóa tài liệu, những lĩnh vực tài liệu được ưu tiên, hệ thống lưu trữ, qui trình khai thác dữ liệu sau số hóa… Có như vậy mới phát huy hiệu quả tối đa và lợi ích thiết thực của dữ liệu được số hóa, phục vụ tốt cho các nhu cầu, nhiệm vụ khác của quá trình chuyển đổi số./.
