Triển khai thành công với hơn 10.000 tờ trình số, 158 quy trình số trên Base.vn
Chia sẻ tại sự kiện được tổ chức mới đây, ông Nguyễn Lê Hoàng, Trưởng phòng Công nghệ thông tin (CNTT) - Tập đoàn Thái Bình Dương cho biết, ban lãnh đạo và mọi nhân viên trong công ty luôn có sự khát khao sáng tạo, cải tiến liên tục nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. Điều này khiến cho việc áp dụng công nghệ vào Thái Bình Dương gặp rất nhiều thuận lợi. Xác định CĐS là hành trình cần mẫn, công ty đã xây dựng kế hoạch 5 năm phát triển bền vững, tập trung vào 3 yếu tố cốt lõi: hệ thống nền tảng, đội ngũ nhân sự và CNTT.
"Đối với CNTT, do không có một phần mềm nào có thể giải quyết được tất cả vấn đề trong doanh nghiệp (DN), nhất là những đơn vị đa ngành, đa lĩnh vực như Thái Bình Dương. Chính vì vậy, công ty cần có một kế hoạch 5 năm với kế hoạch rõ ràng, những đầu việc, thời gian cụ thể…", ông Hoàng cho biết thêm.
Trước khi triển khai Base.vn (Base), công ty đã thực hiện việc chuyển đổi từ hạ tầng truyền thống sang nền tảng đám mây (cloud) với giải pháp Microsoft 365. Một DN 20 năm tuổi, với nhiều dự án lớn, nhà máy lớn, việc chuyển đổi lên đám mây là một sự thay đổi rất lớn về tư duy. "Điều này cũng giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai Base.vn vì nền tảng này cũng được xây dựng trên đám mây, nên đội ngũ nhân viên, ban lãnh đạo không gặp nhiều rào cản", ông Hoàng nói.
Mặc dù quá trình CĐS đã diễn ra từ năm 2020, nhưng khi làn sóng dịch COVID-19 diễn ra, Thái Bình Dương nhận ra mình đang đi chậm và không kịp đáp ứng với những biến đổi rất nhanh chóng vào thời gian đó.
Triển khai Base trong bối cảnh dịch bệnh, ban lãnh đạo đã tiếp cận công nghệ rất quyết liệt, cuốn chiếu từng quy trình vận hành lên Base, buộc nhân sự phải thích nghi với phương pháp làm việc từ xa. "Chúng tôi ưu tiên số hóa các nhiệm vụ thiết yếu trước để mọi hoạt động hàng ngày không bị đình trệ. Đồng thời, thực thi quy tắc chỉ xử lý công việc trên Base, nếu tự ý phân mảnh, công việc và đề xuất sẽ không được ghi nhận và phê duyệt", ông Hoàng bày tỏ.
Đồng thời, là một đơn vị với hơn 20 năm tuổi, sở hữu các quy trình đạt chuẩn ISO nhưng còn nằm trên giấy, đội ngũ tiên phong của Tập đoàn Thái Bình Dương đã xác định những yếu tố cốt lõi, loại bỏ những chi tiết thừa, đảm bảo quy trình tinh gọn trước khi đưa lên nền tảng. "Sau một thời gian chạy, dữ liệu được tự động tổng hợp thành báo cáo, giúp các bộ phận tiếp tục cải tiến để tối ưu, thậm chí liên kết các quy trình phòng ban với nhau", ông Hoàng nói.
Triển khai thành công với hơn 10.000 tờ trình số, 158 quy trình số và hơn 42 dự án số giúp tiết kiệm và nâng cao năng suất lao động cho công ty, bí quyết của "người thuyền trưởng" Nguyễn Lê Hoàng là đo lường mức độ hoạt động trên hệ thống và liên tục phản hồi tình trạng sử dụng với đội ngũ triển khai của Base.
Hành trình 90 ngày thần tốc triển khai Base.vn tại Thái Bình Dương
Kể về quá trình triển khai thần tốc trong 90 ngày, ông Hoàng cho biết, để triển khai Base trong giai đoạn dịch, bản thân ông cũng đã phải thay đổi tư duy, vì nếu thực hiện theo cách làm truyền thống như thành lập ban dự án, bàn bạc chi tiết kế hoạch… thì sẽ rất khó khăn. Chưa kể đến, để lựa chọn được Base, ông Hoàng và các đồng nghiệp đã phải lựa chọn ra một danh sách các nhà cung cấp, sau đó ban lãnh đạo trải nghiệm trên không gian làm việc số, lấy ý kiến từng người và chọn ra đơn vị phù hợp. "Điều này rất thuận lợi cho quá trình triển khai sau này tại Thái Bình Dương vì đã được ban lãnh đạo lựa chọn, đồng lòng cao nhất", ông Hoàng chia sẻ thêm.
Trong quá trình thực hiện, một kỷ niệm đáng nhớ nhất với ông Hoàng, đó là việc tuần nào cũng phải họp với Ban giám đốc để báo cáo việc triển khai Base của từng bộ phận. Qua đó, các lãnh đạo công ty biết được khi áp dụng Base cho công việc thì gặp những khó khăn gì và kịp thời tháo gỡ cũng như có những chỉ đạo quyết liệt ngay lập tức. Điều đó đã cho thấy vai trò quan trọng của ban lãnh đạo khi triển khai những nền tảng như Base.
Đồng thời, khi đã thiết lập xong các quy trình, nghiệp vụ trên Base thì mỗi cán bộ, công nhân viên có 2-3 tuần để làm quen. Sau đó, mọi công việc sẽ được triển khai hoàn toàn trên Base, thay vì email, gọi điện như trước. "Mọi nhân viên đều phải làm quen với việc chuyển đổi này và phải thực hiện nghiêm túc do áp lực từ chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty", ông Hoàng nói.
Còn với bộ phận CNTT, việc triển khai cũng được thực hiện cuốn chiếu. Bởi vì, do trên Base có nhiều ứng dụng nên phải chọn triển khai ứng dụng nào trước để đáp ứng những công việc cần kíp nhất. Ví dụ như ứng dụng WeWork cần triển khai sớm để lãnh đạo có thể giao và kiểm soát được các công việc, nhất là khi làm việc online trong giai đoạn đoạn dịch bệnh. Hay ứng dụng Workflow, do Thái Bình Dương có nhiều quy trình ISO mà việc triển khai trong thời gian ngắn nên không thể áp dụng được toàn bộ, mà phải lựa chọn phù hợp với tình hình như các phần liên quan đến hợp đồng, thanh toán cần được phải hiện sớm để đảm bảo hoạt động hàng ngày của công ty.
"Sau 90 ngày, những công việc, quy trình cơ bản của Thái Bình Dương đã được hoàn thành và xử lý hoàn toàn online", ông Hoàng cho biết.
Tháo gỡ dần những khó khăn khi triển khai
Cũng theo ông Hoàng, do đã lường trước những khó khăn, nên khi triển khai Base, ông đã thiết lập một đội tiên phong, bao gồm phòng CNTT và những phòng ban nghiệp vụ khác cùng tham gia. Để khi triển khai, nhân sự của phòng ban chuyên môn sẽ đóng vai trò hướng dẫn, cải tiến công việc, quy trình của bộ phận mình. "Ban đầu, tôi có chút lo ngại về việc thay đổi tư duy của các phòng ban, nhưng sau khi thực hiện chính những nhân sự đó đã nhận thấy được những cải tiến này mang lại thuận lợi, giúp ích cho công việc của mình như thế nào", ông Hoàng nhấn mạnh.
Qua đó, trưởng phòng CNTT của Thái Bình Dương cho rằng, để thuyết phục người dùng sử dụng các công cụ mới, đầu tiên phải xem họ gặp những vướng mắc, khó khăn gì. Để rồi, sau khi làm vài lần sẽ thấy quen và dần thích ứng được, cũng giống như việc dùng Excel hay giải pháp của Misa trước kia.
Ngoài ra, do triển khai trong giai đoạn dịch bệnh, nên công ty đã có chính sách gắn với tiền lương để mọi người tích cực sử dụng Base hơn, như khai báo kết quả công việc trực tuyến để được tính công. Mọi người bị buộc phải sử dụng, làm quen và bắt đầu thấy được tiện ích, dễ dùng, sau đó bắt đầu cởi mở hơn, gỡ bỏ rào cản ban đầu nữa.
Chưa kể, đội ngũ hỗ trợ của Base với tư duy cởi mở và nhiệt tình đã giúp đỡ Thái Bình Dương rất nhiều. Theo ông Hoàng, ban đầu, ngay cả ông cũng cảm thấy "ngộp" vì trên Base có quá nhiều ứng dụng và cảm thấy khá rắc rồi. Nhưng nhờ đội ngũ Base, mà ông Hoàng đã hiểu hơn về cách sử dụng cũng như những tính năng của các ứng dụng. Đồng thời, ông Hoàng cũng đã hiểu thêm về triết lý quản trị DN để học hỏi thêm kinh nghiệm và ứng dụng vào việc quản trị đội ngũ nhân sự. "Qua quá trình hợp tác, đội ngũ của Base đã hỗ trợ, phối hợp với những bài toán cụ thể mà Thái Bình Dương đang gặp phải, nhờ đó mà việc ứng dụng vào công ty trở nên dễ dàng hơn", ông Hoàng bày tỏ.
Vì vậy, sau 3 tháng, Thái Bình Dương giải quyết được cơ bản những vấn đề mình gặp phải khi ứng dụng Base. Cụ thể, trước kia, nhiều nhân viên sợ gặp lãnh đạo khó tính, phải giải trình thì nay mọi công việc đều được giải quyết trực tuyến; hoặc nếu thấy luồng công việc đang bị đình trệ ở một người hay một phòng ban nào đó thì sẽ được hiển thị ngay lập tức trên nền tảng để mọi người cũng như ban lãnh đạo biết và xử lý.
Hay như việc chấm công, với hơn 300 nhân sự, như trước đây, nếu mỗi nhân sự trong một tháng có một lần đi muộn/về sớm/nghỉ phép thì sẽ phải mất gần 300 tờ giấy mỗi tháng, cùng 3 chữ ký của những người liên quan. Như vậy, sẽ có khoảng 1.000 chữ ký mỗi tháng. Điều này làm hao tổn rất nhiều nguồn lực của DN như thời gian, tiền bạc... "Khi triển khai Base mọi thứ trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều khi mọi công việc đều được thực hiện trực tuyến thông qua ứng dụng", ông Hoàng nói.
Thậm chí, do Base là một bộ công cụ, nên thay vì sử dụng một vài công cụ của các nhà cung cấp khác nhau, dẫn đến những khó khăn khi tích hợp thì hiện nay vì sử dụng cùng một giải pháp nên các quy trình, công việc được gắn kết với nhau hơn, chưa kể Base cũng là một nền tảng mở nên dễ dàng hơn trong việc kết hợp với các giải pháp bên ngoài để giải quyết những bài toán tổng thể của DN.
Theo ông Hoàng, sau 90 ngày triển khai, từ thời điểm đó đến nay, Thái Bình Dương đã liên tục sử dụng, cải tiến và ứng dụng thêm nhiều quy trình trong công việc của mình. Cũng nhờ ứng dụng Base mà những quy trình chưa đúng của Thái Bình Dương đã được đánh giá và thay đổi phù hợp, nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.
Qua quá trình triển khai thực tế tại Thái Bình Dương, ông Hoàng cho rằng, trong CĐS, con người không phải là rào cản. Thậm chí, các nhân viên tại Thái Bình Dương còn tự tin, đón nhận CĐS vì biết rằng việc đưa các công cụ số như phần mềm, số hóa dữ liệu... vào sẽ giúp phát huy năng lực của mọi người và đem lại chất lượng, hiệu quả công việc cao hơn.
"Chúng tôi cảm thấy tự tin vào năng lực CĐS của các nhân lực trong công ty, bởi vì mọi người đều cảm thấy hứng thú hơn công việc thay vì kêu khó", ông Hoàng kết luận./.
