Để bảo đảm tiến độ thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch, các Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch cấp huyện và cấp xã trong tỉnh đã và đang nỗ lực, khẩn trương, vận dụng sáng tạo những cách làm hay để nâng cao năng suất làm việc.
Khẩn trương nhập dữ liệu
Thực hiện các giải pháp đẩy mạnh thực hiện Đề án Phát triển ứng dụng dữ liệu dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030 (Đề án 06), UBND tỉnh đã ban hành kế hoạch triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch tạo cơ sở cho việc đồng bộ, làm sạch dữ liệu hộ tịch điện tử và dữ liệu quốc gia về dân cư, bảo đảm đầy đủ, đúng tiến độ. Trong dữ liệu hộ tịch bao gồm các thông tin như khai sinh, kết hôn, giám hộ, nhận cha - mẹ - con, khai tử… thì ngành tư pháp đóng vai trò chính. Thực hiện nghiêm túc kế hoạch của tỉnh, trước ngày 10.12, Sở Tư pháp và Công an tỉnh đã xây dựng tài liệu hướng dẫn số hóa dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy và cập nhật dữ liệu từ sổ giấy vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Hiện nay, các Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch cấp huyện và cấp xã đang bước vào giai đoạn nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào file Excel mẫu và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Thời gian thực hiện từ ngày 10.12.2022 và hoàn thành trước ngày 31.3.2023.
Ngày 7.12, Chủ tịch UBND phường Phạm Ngũ Lão (TP Hải Dương) đã thành lập Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn phường gồm 13 thành viên. Tổ trưởng đã phân công nhiệm vụ cho từng thành viên phụ trách một lĩnh vực trong các loại giấy tờ, các bước thực hiện của quá trình số hóa dữ liệu hộ tịch. Đến ngày 23.12, phường Phạm Ngũ Lão đã nhập được hơn 4.000/14.734 hồ sơ từ sổ giấy vào file Excel mẫu và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Bà Phạm Thị Thu, công chức tư pháp - hộ tịch phường Phạm Ngũ Lão cho biết: “Chúng tôi xác định có hơn 100 ngày đêm để nhập toàn bộ hơn 14.000 hồ sơ từ sổ giấy vào phần mềm nên ngoài thực hiện công tác chuyên môn, các thành viên trong tổ thường xuyên làm thêm giờ, tranh thủ lúc không có công dân đến giải quyết thủ tục hành chính. Đồng thời nghiên cứu, vận dụng sáng tạo những cách làm hay để nâng cao năng suất làm việc, dàn trải công việc, không để dồn việc vào cuối hạn sẽ không kịp tiến độ”.
Từ ngày 10-23.12, huyện Thanh Hà đã nhập được 10.089/157.818 hồ sơ, một số xã thực hiện nhanh như Tân Việt, Thanh Hải, An Phượng… Bà Nguyễn Thị Hương, Trưởng Phòng Tư pháp huyện Thanh Hà cho biết số lượng dữ liệu hộ tịch từ năm 2016-2018 thuộc thẩm quyền của UBND huyện và số lượng dữ liệu hộ tịch ở cấp xã từ năm 2018 trở về trước chưa được số hóa rất lớn. Để chủ động thực hiện bước 2 nhập dữ liệu, huyện chủ động đôn đốc, hướng dẫn các đơn vị, UBND các xã, thị trấn nhanh chóng thành lập Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch, thực hiện báo cáo tiến độ theo tuần vào nhóm riêng. Kịp thời lắng nghe ý kiến, kiến nghị đề xuất để điều chỉnh, rút kinh nghiệm trong quá trình nhập dữ liệu nói riêng và thực hiện các bước số hóa dữ liệu hộ tịch nói chung.
Vừa làm vừa rút kinh nghiệm
Theo Sở Tư pháp, từ ngày 10-23.12, các Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch cấp huyện và cấp xã trong tỉnh đã thực hiện nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào file Excel mẫu và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được hơn 190.000/1.730.000 hồ sơ, đạt gần 11%.
Theo tìm hiểu, trong quá trình thực hiện nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào phần mềm hiện nay còn gặp khó khăn do phải số hóa bằng phương pháp thủ công trong một thời gian ngắn nên cần huy động một lực lượng lớn nhân lực để thực hiện. Hiện đa số các xã, phường, thị trấn chỉ có 1 công chức tư pháp - hộ tịch nhưng phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau, khối lượng công việc lớn, chịu rất nhiều áp lực khi tham gia thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch, nếu không có sự phối hợp chặt chẽ của đội ngũ công chức các bộ phận khác.
Mặt khác, việc cập nhật dữ liệu hộ tịch được thực hiện bởi những công chức trong Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch huy động từ những lĩnh vực khác, chưa bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ hộ tịch sẽ dễ dẫn đến sai sót. Các sổ hộ tịch bằng giấy do thời gian lưu trữ đã lâu, thông tin một số sổ không được ghi chép đầy đủ, đúng quy định nên việc cập nhật, chuẩn hóa dữ liệu mất nhiều thời gian do phải xác minh để bổ sung thêm thông tin.
Ông Bùi Sỹ Hoàn, Giám đốc Sở Tư pháp cho biết để bảo đảm số hóa dữ liệu hộ tịch đạt chất lượng, hiệu quả và kịp tiến độ đề ra, các sở, ngành liên quan, UBND cấp huyện, xã cần quan tâm, phối hợp với Sở Tư pháp và Công an tỉnh chủ động, tích cực triển khai các nhiệm vụ đã được phân công theo kế hoạch. Đề nghị UBND cấp huyện, xã cần ban hành kế hoạch triển khai tại địa phương trên tinh thần tiết kiệm ngân sách nhà nước, đặc biệt về máy móc thiết bị, ưu tiên huy động nguồn lực xã hội hóa, thiết bị có sẵn để thực hiện; chủ động huy động nhân lực giao chỉ tiêu số hóa dữ liệu, đáp ứng tốt tiến độ đề ra.
