Hỗ trợ chuyển đổi số công tác tổ chức đại hội
Tại hội nghị do Công đoàn Thông tin và Truyền thông (TT&TT) Việt Nam tổ chức mới đây, bà Lê Thị Phương Thảo, Phó Giám đốc Trung tâm CNTT của VNPT TP. HCM đã giới thiệu giải pháp ứng dụng số phục vụ đại hội công đoàn các cấp.
Theo bà Thảo, mục tiêu của ứng dụng là hỗ trợ CĐS công tác tổ chức đại hội công đoàn các cấp; CĐS công tác thông tin, tuyên truyền cho hoạt động tổ chức đại hội công đoàn các cấp; CĐS công tác thông tin, tìm kiếm và sử dụng tài liệu, mẫu biểu trong công tác tổ chức đại hội công đoàn các cấp; CĐS phương thức tương tác giữa ban tổ chức đại hội và các đại biểu tham dự đại hội công đoàn các cấp.
Giải pháp có 8 chức năng: quản lý sơ đồ tổ chức công đoàn; quản lý thông tin công đoàn viên/đại biểu; quản lý tài liệu, mẫu biểu; quản lý bản tin nội bộ; điều hành đại hội các cấp; công cụ hỗ trợ biểu quyết/bình bầu trực tuyến (tuỳ theo quy định mở chức năng hoặc ẩn); quản lý điểm danh trong đại hội; quản lý lịch, tiến trình tổ chức đại hội các cấp.
Giải pháp mang lại các lợi ích và hiệu quả đối với đơn vị chủ quản như: theo dõi, kiểm soát tiến độ đại hội các cơ sở trực thuộc (đã, đang, sắp diễn ra); theo dõi kết quả đại hội (nghị quyết, văn kiện, kết quả biểu quyết, kết quả bầu cử,...); thông tin về số lượng đại biểu tham dự các đại hội; dễ dàng tổng hợp danh sách đại biểu tham dự đại hội cấp trên trực tiếp.
Việc ứng dụng giải pháp sẽ giúp đơn vị tổ chức đại hội tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn tài liệu, nhân lực tham gia tổ chức đại hội; kiểm soát số lượng đại biểu tham dự theo thời gian thực; minh bạch kết quả biểu quyết/bầu cử trong đại hội; hỗ trợ công tác tổng hợp, báo cáo, thống kê; hỗ trợ công tác thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau đại hội; dễ dàng tổng hợp danh sách dại biểu tham dự đại hội cấp trên trực tiếp.
Đại biểu dự đại hội được thông tin kịp thời các nội dung liên quan tới đại hội (trước, trong, sau đại hội); điểm danh nhanh chóng, tiện lợi; dễ dàng xác định vị trí chỗ ngồi; thuận tiện tra cứu, lưu trữ tài liệu liên quan đại hội; dùng tài khoản duy nhất cho tất cả các đại hội tham dự.
Các tài liệu, thông tin đại hội sẽ được mã hóa, gắn với tên người dùng cụ thể (watermarked); kết quả biểu quyết/bầu cử được mã hóa và không thể truy xuất, điều chỉnh; có thể ứng dụng công nghệ định danh điện tử (eKYC/vnFace) đối với đại biểu.
Cụ thể, giải pháp có giao diện trang chủ gồm các nội dung: đại hội, tin tức, mạng xã hội, bản đồ, kho tài liệu, cài đặt. Các chức năng này được tùy chỉnh theo đại hội và mở rộng thêm theo yêu cầu.
Phần bản đồ đại hội cũng thể hiện trực quan trên Google và có thể biết được những đại hội nào đã, đang và chuẩn bị diễn ra. Những phần thể hiện các công đoàn cơ sở trong công tác tổ chức đại hội sẽ phù hợp ở các công đoàn cấp trên. Danh sách đại hội sẽ thể hiện ở các phiên đại hội. Chương trình đại hội thể hiện nội dung chương trình, tài liệu đính kèm.
Về danh sách đại biểu dự đại hội, giải pháp thể hiện các đại biểu tham dự đã điểm danh và chưa điểm danh bằng cách quét QR Code nhanh chóng và thời gian điểm danh trên ứng dụng (app) chỉ trong vòng 1 giây.
Còn về chức năng biểu quyết và bầu cử trực tuyến của giải pháp, bà Thảo cho biết, hiện nay giải pháp thuận tiện cho ban tổ chức đại hội lấy biểu quyết, đồng thời các biểu quyết được mã hóa và không thể can thiệp ngay cả khi chức năng an ninh được phân quyền và người quản trị (admin) cũng không thể xem kết quả biểu quyết chi tiết của từng cá nhân, từng đại biểu tham dự đại hội và điều này đảm bảo tính minh bạch của đại hội.
Để khởi tạo chức năng biểu quyết có 5 bước: (1) người chủ trì tạo nội dung, cài đặt thời gian biểu quyết/bầu cử; (2) các đại biểu tham gia biểu quyết, bầu cử; (3) người chủ trì bấm kết thúc hoặc tự động kết thúc theo thời gian đã cài trước đó; (4) ứng dụng tự động thống kê và cung cấp kết quả biểu quyết/bầu cử; (5) các đại biểu có thể xem kết quả biểu quyết/bầu cử theo phân quyền.
Trong khi đó, chức năng quản lý nội dung tin tức, tuyên truyền, mạng xã hội giúp cho công đoàn tuyên truyền đại hội trước, trong và sau đại hội. Chức năng quản lý bình luận tin tức, mạng xã hội… đều rất dễ thao tác, đơn giản.
Đối với quy trình, tổ chức đại hội thường có 3 thời điểm là chuẩn bị trước đại hội, trong đại hội và sau đại hội. Khi thực hiện công tác trước đại hội thì người quản trị sẽ thực hiện việc khởi tạo các đại biểu tham dự, quản trị về thông tin cấu hình, vai trò, các sơ đồ chủ lực, chỗ ngồi cho từng đại biểu. Việc quản trị đại hội sẽ theo chương trình, tài liệu; Hỗ trợ người dùng cài đặt ứng dụng trên hệ điều hành iOS, Android và đăng nhập vào các tài khoản của đại biểu.
Trước khi đại hội diễn ra, giải pháp quản trị các nội dung liên quan đến công tác tổ chức đại hội về mặt biểu quyết, danh sách ứng cử nếu được cho phép về công tác tổ chức của công đoàn; quản trị theo dõi số lượng điểm danh nhân sự, số lượng đại biểu tham dự; điểm danh theo QR Code theo sơ đồ chỗ ngồi và xem trước tài liệu; hỗ trợ người dùng cài đặt ứng dụng trên hệ điều hành iOS, Android và đăng nhập vào các tài khoản của đại biểu. Cuối cùng là có thể đăng ký nội dung dự kiến phát biểu tham luận qua ứng dụng.
Trong thời gian diễn ra đại hội, bà Thảo cho biết giải pháp sẽ hỗ trợ xuất được tệp (file) báo cáo thẩm tra tư cách đại biểu theo biểu mẫu của công đoàn; quản trị đại hội cũng sẽ khởi động kết thúc các bước biểu quyết theo yêu cầu của đoàn chủ tịch; theo dõi được quá trình tham gia biểu quyết, bầu cử và thông tin biểu quyết bầu cử được mã hoá; quản trị đại hội sẽ công bố, hoặc không công bố kết quả biểu quyết bầu cử. Và đại biểu sẽ tham gia biểu quyết vào mục bầu cử trên ứng dụng và theo yêu cầu của ban tổ chức đại biểu, đại biểu sẽ nhận được thông báo từ đoàn chủ tịch thông qua các ứng dụng.
Bà Thảo cho biết ứng dụng đã được triển khai cho Đại hội đoàn các cấp tại TP. Hồ Chí Minh. Cụ thể, giải pháp đã triển khai cho gần 90 đại hội đoàn các cấp với khoảng 10.000 tài khoản người dùng. Ứng dụng triển khai phục vụ các đại hội điểm như ở cấp Trung ương Đoàn gồm quận đoàn Phú Nhuận, cấp Thành đoàn là Đoàn khối Dân - Chính - Đảng TP. HCM, Đoàn Học viện Cán bộ TP. HCM, Huyện đoàn Bình Chánh,... và Đại hội Đoàn TNCS Hồ Chí Minh TP. HCM nhiệm kỳ 2022 - 2027 dự kiến tổ chức tháng 10/2022.
Ứng dụng triển khai phục vụ Đại hội đại biểu Đoàn TNCS Hồ Chí Minh quận Phú Nhuận lần thứ XII, nhiệm kỳ 2022 - 2027, là một trong những đại hội điểm ở cấp Trung ương Đoàn (Ảnh: thanhdoan.hochiminhcity.gov.vn)
Giải pháp trọn vẹn
Trao đổi thêm với PV Tạp chí TT&TT về giải pháp, ông Hoàng Quốc Trường, Phó Giám đốc VNPT TP. HCM cho biết đây là một giải pháp trọn vẹn bao gồm từ các khâu chuẩn bị trước, trong, và sau đại hội. Các thông tin, tài liệu của đại hội có thể đưa lên giải pháp này để các đại biểu theo dõi trong thời gian đại hội, thậm chí các khâu bầu cử, biểu quyết các chỉ tiêu… đều được thực hiện trong ứng dụng này. Giải pháp được thiết kế theo dạng module giúp tùy chỉnh theo từng yêu cầu của đại hội. Việc tùy chỉnh được VNPT-IT thực hiện rất là nhanh, chỉ trong khoảng một ngày.
Toàn bộ giải pháp được VNPT TP. HCM triển khai 3 tháng, mang lại nhiều lợi ích trong việc tổ chức một đại hội như giúp tiết kiệm thời gian ghi chép. Người điều hành đại hội thông qua ứng dụng có thể nhìn thấy biểu đồ đại hội, nắm bắt được tình hình đại biểu tham dự đại hội. Được thiết kế theo dạng module, nghĩa là trong trường hợp chúng ta không sử dụng phần nào của ứng dụng thì có thể tách ra phần đó.
Thực hiện Chủ trương chuyển đổi số quốc gia và của Công đoàn TT&TT, ông Trường cho biết VNPT TP. HCM thấy có nhiều mảng công việc có thể thực hiện, trong đó có giải pháp số hỗ trợ tổ chức đại hội, giúp tiết kiệm được công sức, thời gian trong chuẩn bị, thực hiện đại hội, giúp hệ thống, thống kê rất là nhanh. Ngoài ra, VNPT TP. HCM cũng có nhiều giải pháp liên quan về chính quyền điện tử, DN, công dân điện tử… theo 3 trụ cột của chuyển đổi số là chính quyền số, kinh tế số và xã hội số./.
