Dự án nhằm xây dựng hệ thống quản lý và trao đổi văn bản điện tử chính thức giữa các cơ quan Chính phủ, kết nối liên thông các phần mềm quản lý văn bản đang được sử dụng phổ biến và chuyển từ nền hành chính văn bản giấy sang nền hành chính văn bản điện tử, đảm bảo khả năng mở rộng phục vụ tất cả các cơ quan nhà nước trong hệ thống chính trị Việt Nam cũng như các doanh nghiệp và cá nhân có nhu cầu.
Công ty cổ phần Công nghệ Bình Minh đã báo Thứ trưởng Nguyễn Minh Hồng về thiết kế sơ bộ Dự án. Theo khảo sát của công ty Bình Minh, tổng số văn bản gửi đi của các cơ quan nhà nước trong 6 tháng đầu năm 2011 là 9,2 triệu văn bản (trung bình của cơ quan cấp bộ là hơn 9.200 văn bản, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là 7.300 văn bản, tổ chức chính trị xã hội là 7.700, tổng công ty 91 là 32.300, quận huyện thị xã thuộc cấp tỉnh là 5.400…). Ước lượng chi phí gửi văn bản một năm tiêu tốn 42 tỷ đồng. Thời gian trung bình một văn bản đến nơi nhận là 2 ngày. Hiện nay, các cơ quan đơn vị đang sử dụng các hệ thống quản lý văn bản khác nhau, chưa có sự liên thông. Chỉ có một số ít các hệ thống cùng giải pháp có thể liên thông như eOffice, Lotus Notes.
Việc triển khai dự án sẽ mang lại hiệu quả đầu tư ước tính một năm tiết kiệm được khoảng hơn 40 tỷ đồng chi phí chuyển phát, chi phí văn phòng phẩm và tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất trong giải quyết công việc. Tổng số đơn vị sẽ triển khai theo dự án là 35.011/ tổng số 581.604 đơn vị thuộc hệ thống chính trị. Công ty Bình Minh cũng trình bày yêu cầu, kiến trúc của hệ thống về kỹ thuật, công nghệ, an ninh, bảo mật; mô hình triển khai.
Thời gian thực hiện dự án dự kiến từ năm 2012-2015 chia làm 3 giai đoạn 2012-2013, giai đoạn 2014 và giai đoạn 2015. Dự kiến giai đoạn 1 triển khai đến 870 đơn vị, giai đoạn 2 triển khai đến 5.168 đơn vị và giai đoạn 3 là 28.562 đơn vị.
Dự án sẽ được tiếp tục lấy ý kiến của các đơn vị và trình Bộ TT&TT phê duyệt vào tháng 10/2011.
