Đề xuất giải pháp tạo lập lưu trữ xử lý trao đổi văn bản điện tử thực hiện Chỉ thị 15/CT-TTg

Theo Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số cho biết: Hầu hết các giải pháp phần mềm hiện nay do Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số khảo sát được đều xây dựng Kho văn bản điện tử riêng... Đây là giải pháp bất hợp lý, nó ngăn cản khả năng trao đổi văn bản điện tử giữa các phần mềm, thậm chí nó ngăn cản các phần mềm mới triển khai thực hiện quyền khai thác sử dụng các dữ liệu cho chức năng của mình. Thiếu sót ngày là nguyên nhân để các giải pháp phần mềm khác nhau không chia sẻ và trao đổi được dữ liệu. Thiếu sót trong thiết kế giải pháp phần mềm không phù hợp mô hình tổ chức hành chính nêu trên đang được các nhà cung cấp giải pháp phần mềm tìm cách khắc phục bằng cách đưa ra các giải pháp trao đổi văn bản bằng cách xuất văn bản điện tử ra tệp và gửi cho phần mềm khác thông qua email. Giải pháp này làm cho Hệ thống thông tin trở nên phức tạp, không giải quyết triệt để các trao đổi văn bản trong nội bộ, giữa các phòng ban, đơn vị trực thuộc, đồng thời có thể làm xuất hiện thêm các nguy cơ về an ninh và an toàn cho dữ liệu và Hệ thống thông tin của cơ quan.

Tại cuộc họp, Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số đã đề xuất một số giải pháp triệt để trong việc xây dựng các hệ thống phần mềm phục vụ quản lý hành chính tại các cơ quan tổ chức như:

+ Chuẩn hóa các hoạt động tạo lập, lưu trữ xử lý và trao đổi văn bản hành chính điện tử;

+ Tách chức năng Văn thư lưu trữ thành chức năng Kho văn bản điện tử để trở thành chức năng dùng chung cho mọi phần mềm ứng dụng có sử dụng văn bản điện tử.

+ Chuẩn hóa Kho văn bản điện tử, tiến hành xây dựng hệ thống Kho văn bản điện tử dùng chung trên cơ sở các chuẩn đã được quy định;

+ Quy định các phần mềm không thiết kế Kho văn bản điện tử mà phải sử dụng dữ liệu của các Kho văn bản điện tử chung. Phần mềm ứng dụng cần được thiết kế để sử dụng dữ liệu từ Kho văn bản điện tử chung của Cơ quan. Ngoài ra, nó cần tuân thủ các chuẩn về tạo lập và xử lý văn bản điện tử nêu trên.

 

Viện cũng đề xuất, kiến nghị Bộ TT&TT một số vấn đề như:

- Giao Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số chủ trì hoàn chỉnh và trình Bộ TT&TT ban hành các quy định về chuẩn hóa công việc tạo lập, xử lý, lưu trữ, trao đổi văn bản hành chính điện tử; chuẩn hóa Kho văn bản điện tử. Mọi phần mềm ứng dụng trong cơ quan hành chính sẽ phải tuân thủ các chuẩn nêu trên.

- Ban hành quy định bắt buộc xây dựng Kho văn bản điện tử dùng chung cho mọi phần mềm ứng dụng triển khai trong cơ quan hành chính theo chuẩn về Kho văn bản điện tử đã nêu trên. Ban hành quy định bắt buộc xây dựng Kho văn bản điện tử dùng chung cho mọi phần mềm ứng dụng triển khai trong cơ quan hành chính theo chuẩn về Kho văn bản điện tử đã nêu trên;

- Giao Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số hướng dẫn thực hiện việc chuẩn hóa các công tác tạo lập, xử lý, lưu trữ, trao đổi văn bản điện tử đối với các thiết kế phần mềm ứng dụng trong các cơ quan nhà nước.

Phát biểu chỉ đạo, Thứ trưởng Bộ TT&TT Nguyễn Minh Hồng đánh giá cao chuẩn bị của Viện qua các nội dung đã báo cáo. Thứ trưởng Nguyễn Minh Hồng nhất trí một số nội dung đối với các kiến nghị của Viện đồng thời yêu cầu Viện cần xây dựng dự thảo làm rõ một số nội dung và có buổi làm việc với Cục Ứng dụng CNTT và Trung tâm Thông tin để thảo luận một số vấn đề còn vướng mắc để sau khi triển khai sẽ hoạt động hiệu quả và thông suốt…