Việc trao đổi văn bản điện tử sẽ giúp chuyển đổi phương thức làm việc trong cơ quan Nhà nước từ dựa trên giấy tờ sang làm việc qua mạng. Đây là một điểm nhấn trên hành trình đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về CNTT-TT.
Liên thông văn bản điện tử
Tăng cường trao đổi, sử dụng văn bản điện tử là một hoạt động cải cách hành chính, nhằm chuyển đổi phương thức làm việc trong cơ quan Nhà nước các cấp từ chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng, góp phần nâng cao tính hiệu quả, kịp thời của công tác quản lý, điều hành của các cơ quan nhà nước. Từ nhiều năm nay, TP.HCM đã triển khai phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc cho hầu hết các cơ quan Nhà nước, từng bước thực hiện việc kết nối liên thông văn bản qua môi trường mạng giữa các đơn vị.
Đặc biệt, từ năm 2013, triển khai Chỉ thị 15 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử (ban hành năm 2012), Sở TT&TT TP.HCM đã thực hiện một trục liên thông với sự tham gia của 141 đơn vị hành chính. Sở đã hướng dẫn các cơ quan Nhà nước trên địa bàn sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý sổ văn bản đi, đến, trao đổi văn bản với UBND Thành phố và các quận, huyện, sở, ngành khác trên địa bàn TP.HCM thông qua trục liên thông này. Tháng 9/2014, UBND Thành phố đã ban hành văn bản về việc vận hành chính thức Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng tại TP.HCM. Văn phòng UBND TP ngưng việc gửi và nhận văn bản qua địa chỉ http://10.188.254.103 và thực hiện việc gửi và nhận văn bản qua Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản từ ngày 15/9/2014.
Tính đến ngày 5/12/2014, hệ thống liên thông văn bản điện tử của thành phố đã triển khai cho 149 đơn vị và đã liên thông trên 231.800 văn bản. Theo chỉ đạo của UBND Thành phố, đến cuối năm 2014 sẽ có 40% văn bản và sang năm 2015, toàn bộ 100% văn bản (ngoại trừ văn bản mật) của các cơ quan hành chính trên địa bàn TP.HCM được thực hiện gửi và nhận qua Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản.
Khai thác hiệu quả cổng thông tin điện tử
Về lý thuyết, việc trao đổi văn bản điện tử được thực hiện qua 4 phương thức gồm: qua hệ thống thư điện tử; qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành; qua trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử; qua hệ thống thông tin chuyên ngành, hệ thống thông tin đặc thù, như hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc, hệ thống đấu thầu điện tử… Cùng với hệ thống liên thông văn bản điện tử nêu trên, từ lâu nay, các hộp thư điện tử cũng đã được xây dựng và triển khai để tăng cường hiệu quả hoạt động trao đổi văn bản điện tử tại TP.HCM.
Tuy nhiên, việc phát huy hiệu quả của hộp thư điện tử trong các cơ quan Nhà nước tại TP.HCM vẫn chưa được như mong đợi. Phó Chủ tịch UBND TP Lê Mạnh Hà cho biết: Việc sử dụng hộp thư điện tử ở các cơ quan công quyền năm trước chỉ có 40%, hiện nay tăng lên 50% sau khi phải đầu tư chi phí rất lớn cho việc xây dựng hộp thư điện tử cho các cán bộ, công chức, viên chức.
Một số đơn vị đã có kết quả triển khai hộp thư điện tử khá tốt, điển hình như tại Bình Chánh hoặc Sở Tư pháp đã có 100% lãnh đạo sử dụng hộp thư điện tử. Song vẫn còn không ít đơn vị đạt tỷ lệ sử dụng hộp thư điện tử rất thấp, như Quận 7, Quận 8, Sở Xây dựng chỉ có 13% cán bộ công chức sử dụng, Sở Văn hóa- Thể thao chỉ có 1 lãnh đạo sử dụng, Sở Lao động, Thương binh và Xã hội cũng không sử dụng.
Tại Kỳ họp thứ 16 Hội đồng nhân dân TP.HCM khóa 8 vừa diễn ra trung tuần tháng 12/2014, Giám đốc Sở TT&TT TP.HCM Lê Thái Hỷ khẳng định, sang năm 2015, các đơn vị hành chính trên địa bàn thành phố có thể trao đổi 100% văn bản trên cổng thông tin điện tử, ngoại trừ văn bản mật. TP.HCM là địa phương đầu tiên trong cả nước tuyên bố khả năng trao đổi 100% văn bản trên cổng thông tin điện tử, qua đó tăng cường hiệu quả quản lý tập trung, thống nhất của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn, góp phần đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về CNTT-TT
