Gần đây, với sự chuyển dịch nhanh chóng từ họp trực tiếp tại văn phòng sang họp hội nghị trên thiết bị di động và truyền hình tại nhà, người dùng có thể cảm thấy mình đang ở một lĩnh vực mới với nhiều điều chưa được rõ ràng. Nếu đủ may mắn để có thể làm việc tại nhà trong tình hình đại dịch như hiện nay, người dùng nên lưu ý một vài điều quan trọng dưới đây:
Thứ nhất, nếu vị trí của người dùng yêu cầu cần bảo mật thông tin nhạy cảm, thì việc họp hội nghị trực tuyến gần vợ/chồng hoặc người giúp việc có thể sẽ vi phạm điều này. Mặc dù nhìn chung, những cá nhân đó không có khả năng rò rỉ thông tin nhạy cảm, nhưng về mặt kỹ thuật, người dùng nên thực hiện hội nghị bí mật trong phòng riêng. Đặc biệt, đối với những người làm việc trong lĩnh vực y tế và có thể đang thảo luận về thông tin sức khỏe cần được bảo mật, hay đối với các luật sư mà công việc yêu cầu bảo mật.
Thứ hai, nếu có xu hướng ghi lại cuộc gọi hoặc hội nghị truyền hình, người dùng nên lưu ý rằng, một số nơi nhất định cần có sự đồng ý của tất cả các bên tham gia cuộc họp về điều này trước khi bất kỳ ai nhấn nút ghi hình. Ngay cả khi người ghi hình chỉ cần có sự đồng ý của một bên, nhưng bất kỳ ai khác cần có sự đồng ý của tất cả các bên, thì luật bảo vệ sẽ được áp dụng nhiều hơn. Luôn là một điều tốt khi thông báo cho tất cả mọi người nếu người dùng muốn ghi lại cuộc trò chuyện. Nếu không có ai phản đối, thì tức là thừa nhận sự đồng ý.
Thứ ba, nhiều chương trình cuộc gọi hội nghị không cho phép người điều phối cuộc gọi có thể quan sát được những người đang tham gia cuộc gọi. Do đó, ai đó có thể dễ dàng tham gia và nghe cuộc gọi mà họ không được mời. Hãy sử dụng ứng dụng hội nghị có sự báo hiệu khi có người mới tham gia cuộc gọi. Người điều phối cuộc gọi cần gọi sớm hơn một vài phút để theo dõi xem ai đang tham gia cuộc gọi. Luôn luôn yêu cầu người tham gia xác minh họ là ai khi thấy ai đó mới tham gia cuộc gọi. Ngoài ra, để tránh việc ai đó vô tình tham gia cuộc gọi sớm hơn, thì không nên sử dụng lại số định danh hội nghị cho các cuộc gọi đã được lên lịch sẵn.
Thứ tư, sử dụng nút tắt tiếng thường xuyên và tránh trò chuyện bên ngoài trong khi họp hội nghị đến mức tối thiểu, để loại bỏ rủi ro người dùng vô tình tiết lộ thông tin nhạy cảm của mình cho những người tham gia khác.
Thứ năm, tránh sử dụng các dịch vụ cuộc gọi hội nghị miễn phí cho các công việc có thông tin nhạy cảm. Các ứng dụng này thường thu lợi bằng cách chia sẻ thông tin cá nhân với các công ty quảng cáo bên thứ ba. Điều này, làm dấy lên mối lo ngại về quyền riêng tư.
