Vào cuối những năm 2000, khi người lao động bắt đầu mang những chiếc smartphone tới văn phòng thì nhiều nhà lãnh đạo CNTT và doanh nghiệp (DN) đã nhìn thấy một cơ hội mới. Đó là tiềm năng thúc đẩy hiệu suất của những người làm việc có kết nối di động khi hầu hết mọi người đều có smartphone. DN kỳ vọng quá trình chuyển đổi số (CĐS) này sẽ giảm được rất nhiều chi phí cho giám đốc tài chính (CFO).
Việc cho phép các nhân viên sử dụng smartphone cá nhân để kết nối tự do với email của công ty và các hệ thống kinh doanh khác có phải là giải pháp thông minh trong kỷ nguyên di động? Các DN có nên cung cấp những thiết bị cho các nhóm của họ và áp dụng phương pháp tiếp cận có sự quản lý hơn đối với bảo mật di động? Và chính xác thì mức tiết kiệm chi phí đạt được thông qua BYOD (nếu có) là bao nhiêu?
Samsung đã thực hiện một cuộc khảo sát với 500 nhà quản lý và 1.000 nhân viên tại các DN nhỏ và vừa ở Mỹ để hiểu rõ hơn những vấn đề này cũng như mức chi phí bỏ ra và lợi ích mà họ thu được.
Cách các công ty tiếp cận BYOD
BYOD vẫn là mục tiêu hướng tới
Hiện nay trong các tổ chức nhỏ, BYOD khá phổ biến. Chỉ 15% DN được khảo sát cho rằng cần cung cấp smartphone cho tất cả nhân viên. 46% ý kiến khác cho rằng áp dụng phương pháp kết hợp (cung cấp thiết bị cho một số nhân viên trong khi chọn BYOD cho những người còn lại, thường dựa trên thời gian công tác). 39% các công ty hoàn toàn dựa vào phương pháp BYOD khi nói đến smartphone.
Phí di động là bắt buộc
Với những công ty áp dụng phương pháp BYOD, việc thanh toán chi phí di động hầu như là bắt buộc. 98% các công ty sử dụng BYOD cho biết họ trả phí di động cho nhân viên sử dụng thiết bị di động cá nhân cho công việc với mức phí trung bình là 40,20 USD/tháng
Nhìn một cách tổng thể, chênh lệch chi phí cho BYOD thấp hơn so với các chính sách cấp smartphone cho người lao động. Các tổ chức cung cấp smartphone chi trung bình 1.234 USD/nhân viên/năm, tính cả chi phí mua thiết bị, thuê bao, phí quản lý (nội bộ hoặc thuê ngoài) và phần mềm quản lý thiết bị di động (MDM). Các công ty sử dụng BYOD chi 893 USD cho mỗi nhân viên/năm, tính cả chi trả tiền lương, phí quản lý (nội bộ và thuê ngoài) và phần mềm MDM.
Các công ty BYOD đang tụt hậu
Kết quả khảo sát cho thấy các công ty chọn phương pháp BYOD dường như bị tụt hậu khi nói đến lợi ích thu được từ thiết bị di động. Họ triển khai ít ứng dụng kinh doanh hơn (trung bình 5,1 - 7,9 ứng dụng) và cảm thấy smartphone ít quan trọng hơn đối với "tốc độ ra quyết định" (56% - 63%) và đóng vai trò không lớn trong việc cung cấp dịch vụ cũng như sự hài lòng của khách hàng (48% - 55%).
Khi được hỏi về độ phức tạp khi họ sử dụng smartphone, 34% công ty BYOD tin rằng họ đang bị tụt hậu, cao gấp đôi so với các tổ chức cung cấp smartphone cho một số hoặc tất cả nhân viên.
Thiếu quản lý thiết bị khiến dữ liệu gặp rủi ro
BYOD thường không được quản lý và điều đó đang khiến dữ liệu kinh doanh gặp rủi ro nghiêm trọng. Hơn 9/10 công ty cung cấp smartphone cho tất cả nhân viên đều có phần mềm MDM, cho phép họ thiết lập chính sách bảo mật và xóa dữ liệu từ xa khỏi các thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp.
Đối với các công ty chọn BYOD, chỉ 4/10 công ty có triển khai MDM. Trong số các tổ chức BYOD, 48% nói rằng họ đã nhìn thấy phần mềm độc hại trên điện thoại cá nhân của nhân viên.
Các DN cung cấp smartphone cho nhân viên đang nhận thấy rõ lợi ích của việc đầu tư vào MDM. Họ hài lòng hơn với bảo mật di động của mình (53%), trong khi BYOD là 44% và cho biết chiến lược hỗ trợ điện thoại di động hiện tại giúp họ giảm thiểu rủi ro (31%), trong khi BYOD là 20%.
Quyền riêng tư là một vấn đề có thể giải quyết được
Quyền riêng tư vẫn là mối quan tâm chính của nhân viên khi sử dụng smartphone công ty cung cấp cho cá nhân sử dụng. Trên thực tế, 3/4 nhân viên nói rằng họ giữ gìn điện thoại được cấp như giữ gìn điện thoại cá nhân.
Tuy nhiên, công nghệ phân tách dữ liệu thiết lập các vùng chứa riêng cho công việc và cá nhân cứng trên thiết bị có thể giải quyết những lo lắng này. 81% nhân viên được hỏi cho biết họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi sử dụng một thiết bị có không gian làm việc và cá nhân riêng biệt.
BYOD có thể làm tổn hại đến việc duy trì và tăng trưởng
Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng đối với các chủ DN và giám đốc điều hành, việc cấp smartphone cho nhân viên dường như ảnh hưởng đến tốc độ tăng trưởng cao hơn và tỷ lệ thay thế nhân viên thấp hơn. Đối với các tổ chức cấp smartphone, 53% báo cáo mức tăng trưởng từ 5% trở lên trong ba năm qua, trong khi các công ty BYOD là 45%.
Khi các nhà tuyển dụng gặp khó khăn trong việc giữ chân nhân tài thì các công ty cấp thiết bị vẫn có tỷ lệ doanh thu hàng năm dưới 10% (51% so với 37% đối với các tổ chức BYOD).
Tóm lại, các phát hiện cho thấy rằng các DN cần phải thận trọng trong việc đánh giá cách tiếp cận của họ đối với việc hỗ trợ thiết bị di động. Mặc dù BYOD có thể giúp các công ty tiết kiệm chi phí trực tiếp nhưng các thiết bị do công ty phát hành mang lại lợi ích rõ ràng về năng suất, quản lý thiết bị, bảo mật dữ liệu và tiềm năng tăng trưởng cũng như duy trì.
Giống như tất cả các sáng kiến CNTT, một chương trình BYOD được quản lý tốt có thể vẫn tạo ra kết quả tốt hơn so với việc triển khai smartphone do công ty phát hành kém hiệu quả. Nhưng dữ liệu cho thấy rằng việc cấp smartphone cho nhân viên mang lại nền tảng vững chắc hơn cho sự thành công./.
