Nhận diện, công bố, rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính nội bộ

Theo Cục Kiểm soát TTHC, thực hiện Quyết định số 1085/QĐ-TTg ban hành Kế hoạch rà soát, đơn giản hóa TTHC nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn 2022 - 2025, thời gian qua 22/22 Bộ, ngành và 63/63 địa phương đã công bố danh mục TTHC nội bộ. Trong đó, cấp Bộ có gần 1.500 và địa phương có hơn 3.300 TTHC nội bộ.

Đối với 59 nhóm TTHC trọng tâm ưu tiên, trước ngày 01/10/2023 đã có 06 bộ chủ trì rà soát, trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt phương án cắt giảm, đơn giản hóa TTHC nội bộ. Đối với các TTHC ngoài danh mục trọng tâm ưu tiên, trước ngày 01/01/2024, các bộ, cơ quan, địa phương đã hoàn thành rà soát 50% tổng số TTHC trong danh mục, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt phương

án đơn giản hóa, với tỷ lệ cắt giảm ít nhất 50% TTHC và ít nhất 50% chi phí tuân thủ TTHC. Các bộ đã đơn giản hóa 43 TTHC nhóm A, 20 TTHC nhóm B; còn 01 phương án đơn giản hóa TTHC nhóm A, 04 phương án đơn giản hóa TTHC nhóm B đã phê duyệt chưa thực thi. Các địa phương đã đơn giản hóa 134 TTHC nội bộ, còn 663 TTHC nội bộ đã phê duyệt phương án đơn giản hóa nhưng chưa thực thi.

Tuy nhiên, vẫn còn một số bộ, cơ quan, địa phương nhận diện chưa đúng, công bố chưa đầy đủ TTHC nội bộ thuộc phạm vi quản lý theo yêu cầu của Thủ tướng Chính phủ và hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ. TTHC nội bộ giữa các cơ quan hành chính nhà nước còn nhiều Bộ công bố thiếu (không coi là TTHC nội bộ, hoặc xác định là TTHC nội bộ của bộ, cơ quan khác). Các Bộ, địa phương công bố thiếu nhiều TTHC thực hiện trong từng Bộ, địa phương. Có địa phương có số lượng TTHC nội bộ công bố rất ít (dưới 10 TTHC). Tiến độ rà soát đối với các nhóm TTHC nội bộ trọng tâm ưu tiên của một số Bộ chưa đáp ứng yêu cầu, chất lượng rà soát chưa đạt mục tiêu đề ra tại Quyết định số 1085/QĐ-TTg. Kết quả rà soát, đơn giản hóa TTHC nội bộ nói chung (ngoài nhóm trọng tâm ưu tiên) còn hạn chế. Một số Bộ, ngành, địa phương chưa chủ động trong rà soát, nhận diện, công bố danh mục, đề xuất phương án đơn giản hóa TTHC nội bộ; nhiều bộ, ngành, địa phương chưa nắm rõ cách thức rà soát, vai trò, trách nhiệm của đơn vị kiểm soát TTHC và đơn vị chuyên môn trong quá trình rà soát nên kết quả còn khiêm tốn.

Về việc nhận diện TTHC nội bộ: Trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để thực hiện chức năng, nhiệm vụ cơ quan nhà nước, đơn vị thuộc cơ quan nhà nước  được giao cũng là TTHC nội bộ; như các TTHC về phê duyệt quy hoạch, chiến lược, kế hoạch, xuất phát từ chính cơ quan nhà nước đó. Nhiều TTHC nội bộ hình thành tại Bộ, ngành, địa phương để thực hiện một số bước, một số khâu thuộc trách nhiệm của Bộ, ngành, địa phương trong: (i) thực hiện TTHC nội bộ giữa các cơ quan hành chính nhà nước (nhóm A); (ii) hoặc trong thực hiện TTHC cho người dân, doanh nghiệp. Việc xác định TTHC nội bộ trong trường hợp (i) là bắt buộc; trong trường hợp (ii) Bộ, ngành, địa phương có thể tách riêng thành TTHC nội bộ hoặc coi đây là quy trình nội bộ trong giải quyết TTHC và thực hiện theo quy định về kiểm soát TTHC.

TTHC nội bộ nhóm A công bố, công khai trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC (theo hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ tại Công văn số 8815/VPCP-KSTT ngày 10/11/2023). TTHC nội bộ nhóm B công bố theo phạm vi quản lý (Bộ công bố), thẩm quyền giải quyết (ngành, địa phương công bố) và chưa bắt buộc công khai trên Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Về việc rà soát, đơn giản hóa TTHC nội bộ: Tên TTHC phải được quy định rõ ràng, cụ thể, ngắn gọn, chính xác và thống nhất trong tất cả các văn bản có quy định về TTHC đó. (Tên TTHC gồm: Từ hoặc cụm từ chỉ hành động của cơ quan nhà nước kết hợp với tên kết quả của TTHC và kết hợp đối với từng đối tượng, lĩnh vực cụ thể (nếu có) hoặc kết hợp với cụm từ chỉ sự vật, sự việc mà cơ quan nhà nước muốn quản lý hoặc đối tượng thực hiện TTHC mong muốn đạt được). Trình tự thực hiện TTHC được quy định rõ ràng, cụ thể các bước thực hiện; phân định rõ trách nhiệm và nội dung công việc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân cán bộ, công chức, viên chức khi tham gia thực hiện. Đồng thời, các bước thực hiện phải được sắp xếp theo thứ tự phù hợp về thời gian, quy trình và cấp có thẩm quyền xử lý; áp dụng tối đa cơ chế liên thông. Cách thức thực hiện TTHC được quy định rõ ràng, cụ thể, phù hợp điều kiện của cơ quan giải quyết TTHC và tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho đối tượng thực hiện với chi phí thấp nhất. Hồ sơ để giải quyết TTHC được quy định rõ ràng, cụ thể về tên, quy cách, số lượng của từng thành phần hồ sơ, số lượng bộ hồ sơ. Thành phần hồ sơ, số lượng từng thành phần hồ sơ phải thực sự cần thiết cho việc giải quyết TTHC, đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện được pháp luật quy định, bảo đảm mục tiêu quản lý nhà nước; thành phần hồ sơ không trùng với thành phần hồ sơ của một TTHC khác có kết quả là thành phần hồ sơ của TTHC dự kiến quy định/rà soát hoặc thành phần hồ sơ là kết quả do chính cơ quan giải quyết TTHC đang quản lý; quy cách của thành phần hồ sơ đa dạng, dễ thực hiện để tạo thuận lợi cho đối tượng thực hiện. Thời hạn giải quyết TTHC được quy định rõ ràng, cụ thể (thời hạn của từng khâu: lấy ý kiến, thẩm định, kiểm tra, đánh giá…), đồng thời quy định rõ thời hạn tính từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ theo quy định đến ngày trả kết quả (bao trùm cả các thời hạn lấy ý kiến, thẩm định, kiểm tra, đánh giá…); bảo đảm tiết kiệm thời gian cho đối tượng thực hiện, phù hợp với khả năng của cơ quan giải quyết TTHC. Đối tượng thực hiện TTHC được quy định rõ ràng, cụ thể, bảo đảm có số lượng đối tượng tuân thủ được hưởng lợi nhiều nhất. Cơ quan thực hiện TTHC được quy định phù hợp với thẩm quyền quản lý nhà nước đối với cấp hành chính hoặc địa giới hành chính theo quy định của pháp luật, thuận tiện cho đối tượng thực hiện trong việc liên hệ với cơ quan có thẩm quyền giải quyết; bảo đảm áp dụng tối đa các giải pháp phân cấp hoặc ủy quyền cho cơ quan hành chính cấp dưới hoặc địa phương giải quyết TTHC. Kết quả giải quyết TTHC cần được mẫu hóa để tạo thuận lợi cho cơ quan giải quyết TTHC. Hình thức, thời hạn có hiệu lực và điều kiện có hiệu lực (nếu có) của kết quả của TTHC được quy định rõ ràng, thuận tiện, phù hợp với yêu cầu quản lý nhà nước, với quyền, nghĩa vụ, lợi ích hợp pháp của đối tượng thực hiện và tình hình thực tiễn. Trường hợp TTHC yêu cầu có đơn, văn bản đề nghị… phải quy định đầy đủ những nội dung cần có trong đơn, văn bản đề nghị. Từng nội dung thông tin tại mẫu đơn, văn bản đề nghị… phải rõ ràng, ngắn gọn, thực sự cần thiết cho việc giải quyết TTHC, tăng tính chịu trách nhiệm của đối tượng thực hiện đối với những nội dung tại đơn, văn bản đề nghị. Trong trường hợp đơn, văn bản đề nghị… cần phải có xác nhận của cơ quan, người có thẩm quyền thì quy định rõ cơ quan, người có thẩm quyền xác nhận và nội dung xác nhận. Yêu cầu điều kiện của TTHC được quy định rõ ràng, cụ thể, cần thiết đối với yêu cầu quản lý nhà nước, phù hợp với khả năng đáp ứng đối tượng thực hiện; phân định rõ trách nhiệm chứng minh yêu cầu điều kiện; không quy định yêu cầu điều kiện trùng với yêu cầu, điều kiện của một TTHC khác có kết quả là thành phần hồ sơ của TTHC dự kiến đơn giản hóa. Lưu ý các tiêu chí làm căn cứ để cơ quan, người có thẩm quyền xem xét, giải quyết TTHC cũng là một dạng yêu cầu, điều kiện trong TTHC nội bộ.

TTHC nội bộ cơ bản không có phí, lệ phí. Chi phí thực hiện TTHC nội bộ bao gồm: Chi phí về thời gian thực tế mà đối tượng thực hiện TTHC, các cơ quan, đơn vị tham gia vào quá trình giải quyết TTHC nội bộ phải sử dụng để thực hiện TTHC (lưu ý: không bao gồm thời gian gián đoạn đối tượng thực hiện chờ cơ quan có thẩm quyền giải quyết TTHC, thời gian gián đoạn cơ quan giải quyết TTHC chờ đối tượng thực hiện TTHC bổ sung hồ sơ, tài liệu) và chi phí cho việc chuẩn bị hồ sơ TTHC (in ấn, phô tô giấy tờ, tài liệu; công chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu,…). Tương ứng với thời gian thực hiện TTHC, số chi phí được tính toán căn cứ vào thu nhập bình quân của người lao động (theo công bố của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, đến tháng 9/2023 là khoảng 7 triệu đồng 1 tháng, thu nhập của cán bộ, công chức trong 1 giờ là khoảng 40.000 đồng).

Lưu ý về tỷ lệ cắt giảm TTHC nội bộ và chi phí thực hiện TTHC nội bộ: Tỷ lệ cắt giảm TTHC nội bộ là tỉ lệ (%) được tính bằng tổng số TTHC nội bộ được bãi bỏ, sửa đổi, bổ sung trên tổng số TTHC nội bộ được công bố thuộc phạm vi quản lý, thẩm quyền giải quyết của ngành, địa phương. Ví dụ: Bộ A công bố tổng số 100 TTHC nội bộ; sau khi rà soát, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt phương án, trong đó bãi bỏ 10 TTHC nội bộ, sửa đổi, bổ sung 20 TTHC nội bộ, thì tỷ lệ (%) cắt giảm, đơn giản hóa TTHC nội bộ của Bộ A là: 30/100*100% = 30%. Tỉ lệ cắt giảm chi phí thực hiện TTHC nội bộ là tỉ lệ (%) được tính bằng tổng số chi phí thực hiện TTHC nội bộ sau khi cắt giảm, đơn giản hóa trên tổng số chi phí thực hiện TTHC nội bộ (được công bố) thuộc phạm vi quản lý, thẩm quyền giải quyết của Bộ, ngành, địa phương trước khi cắt giảm, đơn giản hóa. (Lưu ý là mẫu số bao gồm cả chi phí tuân thủ TTHC nội bộ giữ nguyên sau khi rà soát).

Trách nhiệm rà soát, đề xuất phương án đơn giản hóa: Bộ, ngành, địa phương chủ trì rà soát, đề xuất phương án đơn giản hóa đối với TTHC nội bộ quy định tại các văn bản do Bộ, ngành, địa phương trình cơ quan, người có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền. Bộ, ngành, địa phương chủ động rà soát, đề xuất phương án đơn giản hóa đối với TTHC nội bộ thuộc phạm vi giải quyết đối với phương án đề xuất thuộc thẩm quyền của Bộ, cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực (nếu có); gửi các Bộ, cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực để nghiên cứu, tổng hợp, hoàn thiện phương án.

Về thẩm quyền phê duyệt phương án đơn giản hóa TTHC nội bộ: TTHC nội bộ nhóm A, B1, B2 (trừ nội dung giao Bộ, ngành, địa phương quy định chi tiết) do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt. TTHC nội bộ nhóm B2 (đối với nội dung giao Bộ, ngành, địa phương quy định chi tiết), B3 do Bộ trưởng, thủ trưởng

cơ quan ngang bộ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh phê duyệt. Hồ sơ trình Thủ tướng Chính phủ gồm: Tờ trình trình Thủ tướng Chính phủ, gồm các thông tin: Số lượng TTHC được rà soát/tổng số TTHC thuộc phạm vi quản lý của bộ, ngành; số lượng TTHC đề xuất cắt giảm /tổng số TTHC được rà soát; tỷ lệ cắt giảm TTHC/tổng số TTHC được rà soát; tỷ lệ cắt giảm TTHC/tổng số TTHC thuộc phạm vi quản lý; tỷ lệ cắt giảm chi phí thực hiện TTHC/tổng số TTHC được rà soát; tỷ lệ cắt giảm chi phí thực hiện TTHC/tổng số TTHC thuộc phạm vi quản lý; kèm theo Bản tổng hợp kết quả cắt giảm chi phí thực hiện TTHC nội bộ. Dự thảo Quyết định và phương án đơn giản hóa kèm theo. Báo cáo kết quả rà soát, đề xuất phương án cắt giảm, đơn giản hóa TTHC nội bộ. Bản tổng hợp, tiếp thu, giải trình kiến của Bộ, ngành, địa phương, các tổ chức, đơn vị liên quan. Hồ sơ trình Bộ trưởng: Văn phòng Bộ hướng dẫn hồ sơ trình phê duyệt phương án cắt giảm, đơn giản hóa TTHC nội bộ tại Bộ, ngành mình.

Trong thời gian tới, các Bộ, cơ quan ngang bộ tổ chức rà soát các văn bản, các công việc triển khai theo chức năng, nhiệm vụ để thống kê, công bố bổ sung danh mục TTHC nội bộ; bảo đảm đầy đủ, đúng phạm vi (Nhóm A, B1: 31/3/2024); nhóm B2, B3 (30/6/2024). Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, rà soát, gửi danh mục TTHC nội bộ Nhóm B2 thực hiện tại Bộ, cơ quan, địa phương do Bộ, cơ quan mình tham mưu ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền (gồm Danh mục và nội dung cụ thể của từng TTHC nội bộ) về Văn phòng Chính phủ, chậm nhất vào ngày 15/4/2024, để Văn phòng Chính phủ tổng hợp danh mục Bộ TTHC nội bộ thực hiện tại Bộ, ngành, địa phương. Rà soát 100% TTHC trên tổng số TTHC thuộc phạm vi quản lý, thẩm quyền giải quyết, đề xuất phương án đơn giản hóa bảo đảm mục tiêu cắt giảm, đơn giản hóa ít nhất 20% TTHC và 20% chi phí tuân thủ TTHC, hoàn thành trước 01/11/2024. Cân đối mục tiêu, chỉ tiêu cắt giảm, đơn giản hóa đối với cả TTHC nhóm A và TTHC nhóm B.

Thực hiện kiểm soát TTHC nội bộ ngay trong quá trình dự thảo văn bản cũng như kịp thời sửa đổi, bổ sung TTHC nội bộ trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản của Bộ./.