Ecoba hái trái ngọt nhờ đồng hành “lên mây” cùng FPT Smart Cloud

Sau khi hợp tác với FPT Smart Cloud triển khai Microsoft 365, Ecoba đã thành công trong việc đồng bộ và ứng dụng công nghệ trong vận hành. Từ đó, mọi dữ liệu, quy trình báo cáo, phê duyệt đều được thực hiện trên nền tảng thống nhất, giúp tiết kiệm thời gian, tài nguyên, nâng cao năng suất...

 Hái quả ngọt sau 1 năm bắt tay "lên mây"

Chia sẻ về cơ duyên bắt tay với FPT Smart Cloud, đại diện Công ty CP Ecoba Việt Nam cho biết, là nhà thầu xây dựng và quản lý dự án tại Việt Nam, Công ty CP Ecoba Việt Nam đã không ngừng đổi mới, tiên phong ứng dụng công nghệ vào quản trị để nhanh chóng vượt qua rào cản trong việc vận hành tổ chức, nhất là trong giai đoạn dịch bệnh COVID-19.

Trong quá trình vận hành, công ty đã gặp những khó khăn nhất định, đầu tiên là do nhân sự làm việc phân tán và từ xa, nên đòi hỏi một công cụ giao tiếp mới linh hoạt hơn. Tiếp theo, thay vì mô hình làm việc thủ công trên giấy tờ không còn phù hợp trong dịch, Ecoba cần một mô hình quản lý dữ liệu đồng bộ, hiệu quả và bảo mật hơn để đáp ứng điều kiện làm việc hết sức đặc biệt trong bối cảnh đại dịch. 

"Vì vậy, ban lãnh đạo công ty đã lựa chọn ứng dụng bộ giải pháp Microsoft 365 với sự đồng hành của FPT Smart Cloud", đại diện Ecoba nói.

Mục tiêu ban đầu của Ecoba là giải quyết vấn đề về email và trao đổi thông tin nội bộ. Nhưng khi tiếp cận và khai thác sâu Microsoft 365, công ty nhận ra cái mà Ecoba cần là một mô hình vận hành doanh nghiệp (DN) mới, đáp ứng xu thế thị trường. Để rồi, công ty đã lên kế hoạch và triển khai lộ trình số hóa cho DN. Trong đó, việc đầu tiên, Ecoba đồng bộ việc sử dụng email của Microsoft 365 cho đội ngũ cán bộ nhân viên, dừng cấp máy tính cá nhân cho nhân sự. Thay vào đó, toàn bộ dữ liệu được đưa lên "mây" (cloud) để các thành viên có thể truy cập và trao đổi trên một nền tảng thống nhất.

"Điều này đã giúp giải quyết các vấn đề về dữ liệu, bản quyền hay gánh nặng nâng cấp phần cứng thường xuyên của bộ phận CNTT", đại diện Ecoba nói.

Chưa kể, để duy trì thông tin trao đổi xuyên suốt, bộ phận lãnh đạo của Ecoba đã chủ động liên hệ và làm việc với các đơn vị tuyến dưới qua nền tảng Teams và Planner, dần tạo tiền lệ cho cả bộ máy vận hành theo phương thức mới. Điều này giúp các thành viên Ecoba khắp mọi nơi có thể nhanh chóng trao đổi và tương tác online mọi lúc mọi nơi.

Chỉ sau 1 năm, Ecoba đã thành công trong việc triển khai đồng bộ mô hình tự động hóa và ứng dụng công nghệ trong vận hành trên phạm vi toàn DN. Mọi dữ liệu được lưu trữ và chia sẻ dễ dàng trên nền tảng thống nhất. Các quy trình trao đổi, báo cáo, phê duyệt tài liệu được hiện đại hóa, giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên DN.

4 vấn đề lớn mà DN cần lưu tâm khi "lên mây"

Việc chuyển đổi số (CĐS) thành công sau 1 năm "lên mây" của Ecoba là một bài học kinh nghiệm (case study) điển hình, giúp DN vượt qua tâm lý lo ngại việc chuyển đổi từ hệ thống hạ tầng cũ sẽ tốn kém, mất nhiều thời gian. 

Ông Nguyễn Khương Duy, Phó Giám đốc Trung tâm phát triển dịch vụ hạ tầng cloud, FPT Smart Cloud, tuỳ theo yêu cầu của DN mà sẽ có những cách thức triển khai khác nhau, tiêu biểu như: Retain - giữ nguyên hạ tầng, ứng dụng trong trường hợp khách hàng mới mua sắm, vẫn còn khấu hao sử dụng; Retire - khách hàng giữ lại một số ứng dụng, hạ tầng và sẽ chuyển đổi dần dần; Replace - xây dựng ứng dụng mới hoàn toàn lên cloud thông qua giải pháp Microsoft 365 giống như cách Ecoba đã sử dụng.

Các phương án khác DN có thể sử dụng bao gồm, Rehost - được sử dụng khi các ứng dụng, hạ tầng vẫn còn nhiều giá trị nhưng chi phí duy trì, vận hành đắt đỏ. Thông thường các ứng dụng này sẽ được chạy trên máy chủ ảo hoặc máy chủ vật lý và được đưa hoàn toàn lên cloud thông qua các công cụ chuyển đổi. 

"Phương án này có ưu điểm là đơn giản và không đòi hỏi khách hàng có hiểu biết sâu về ứng dụng, cấu hình", ông Khương bày tỏ.

Đổi lại, khi đưa nguyên hệ thống cũ "lên mây" thì có thể gặp trường hợp hệ điều hành đặc thù hoặc quá cũ mà hệ thống cloud không hỗ trợ. Trường hợp này, DN có thể sử dụng phương án tiếp theo là Replatform - xây dựng lại nền tảng cho hệ thống cũ, từ phiên bản cũ sang phiên bản mới. Hoặc nếu ứng dụng vẫn đang trong quá trình xây dựng hay sử dụng nhiều, thì có thể sử dụng phương án Refactor - thay đổi kiến trúc của ứng dụng, như từ VMware của hạ tầng truyền thống bằng cloud để tận dụng sức mạnh của môi trường này gồm khả năng mở rộng, để đảm bảo sự phát triển trong tương lai.

Đồng thời, cũng theo ông Khương, từ kinh nghiệm triển khai các dự án từ nhỏ đến lớn của FPT Smart Cloud, có 4 vấn đề lớn mà DN cần lưu tâm khi "lên mây". Đầu tiên, đó là sự thống nhất về mặt thông tin trong nội bộ DN, từ lãnh đạo cấp cao nhất, phòng ban liên quan cho đến đội ngũ trực tiếp thực hiện việc chuyển đổi, về mục tiêu, lợi ích cũng như việc tại sao phải chuyển đổi từ hạ tầng truyền thống lên môi trường cloud.

Thứ hai, cần phải xây dựng được năng lực của đội ngũ chuyên môn. Cụ thể, DN cần thành lập một nhóm chuyển đổi hạ tầng, sau đó tham gia các khoá đào tạo cũng như nghe tư vấn, lời khuyên từ các chuyên gia của nhà cung cấp, đơn vị tư vấn chuyên nghiệp. Tiếp theo, nhóm này cần xây dựng các kế hoạch, kịch bản thử nghiệm chuyển đổi để có được những kinh nghiệm khi triển khai thực tế.

Thứ ba, DN cần rất hiểu về việc ứng dụng cũng như các công nghệ đang sử dụng trong hệ thống của đơn vị mình, để đánh giá hiện trạng, nhu cầu. Để giải quyết việc này, FPT Smart Cloud sẽ cung cấp cho khách hàng các biểu mẫu khảo sát, để biết được việc chuyển đổi nhằm mục đích phục vụ cho bao nhiêu người, cho công việc gì…"Từ đó đánh giá mức độ quan trọng của ứng dụng, để có thể chuyển đổi phù hợp với nhu cầu DN", ông Khương nói.

Cuối cùng, nhóm tích hợp của DN sẽ phải thực hành và xây dựng kịch bản chi tiết bao gồm danh sách các công việc cần thực hiện khi chuyển đổi lên cloud, cùng thời gian thực hiện, kết quả mong muốn. Nhóm cũng sẽ phải có các kế hoạch dự phòng (rollback) để xử lý khi có sự cố phát sinh, khôi phục hệ thống về trạng thái ban đầu nhanh nhất có thể.

Để dẫn chứng, ông Khương đã đưa ra bài học về triển khai hệ thống của một DN với 40.000 nhân viên, cùng 25 ứng dụng, 200 máy chủ cần lên cloud mà FPT Smart Cloud đã thực hiện, để việc "lên mây" thuận lợi, các công ty cần tính toán thật kỹ tài nguyên giữa hệ thống cũ với môi trường cloud. Việc này sẽ giúp DN tránh tình trạng, có ứng dụng thì lãng phí tài nguyên nhưng có ứng dụng lại thiếu, dẫn đến tình trạng quá tải và ảnh hưởng đến hoạt động thực tế. 

"Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần chuyển đổi một vài ứng dụng đầu tiên, sau đó sẽ phải cùng với đơn vị cung cấp đưa ra công thức chung như một CPU hạ tầng cũ bằng 1,2 CPU cloud…", ông Khương nhấn mạnh.

Một vấn đề quan trọng khác là việc đảm bảo kết nối giữa hạ tầng cũ và mới, phụ thuộc vào độ phức tạp của ứng dụng, độ lớn của dữ liệu, mức độ sử dụng ứng dụng cần chuyển đổi…"Không ít ứng dụng khi mới chuyển đổi lên cloud khá thuận lợi, nhưng ngay sau đó, khi lượng người dùng tăng cao thì lại xảy ra lỗi, làm ảnh hưởng đến hoạt động của DN", ông Khương dẫn chứng.

Ngoài ra, sau khi chuyển đổi các ứng dụng xong, công ty cần liên tục theo dõi tài nguyên, hoạt động và đưa ra các hành động tối ưu sau đó./.