Tây Ninh áp dụng phần mềm họp không giấy

Việc làm này nhằm thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg, ngày 23/3/2006 về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước và Chỉ thị số 15/CT-TTg, ngày 22/5/2012 về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước,thực hiện Quyết định số 679/QĐ-UBND, ngày 29/3/2011 của UBND tỉnh Tây Ninh về việc Ban hành Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng bộ tỉnh lần thứ IX “Về cải cách hành chính giai đoạn 2011-2015”.

 

Trước khi đưa phần mềm Họp không giấy vào ứng dụng, UBND tỉnh đã chỉ đạo cho Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện việc phát hành Giấy mời và tài liệu họp thông qua hệ thống thư điện tử của tỉnh và phần mềm quản lý hồ sơ văn bản nhưng không khả thi vì không thể kiểm soát được đơn vị được mời họp có đăng nhập vào hệ thống để lấy tài liệu xuống hay không, bên cạnh đó khó khăn không nhỏ khi phần mềm quản lý hồ sơ văn bản chưa được triển khai cho tất cả các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng các phần mềm khác nên không thể liên thông với phần mềm đang sử dụng tại Văn phòng UBND tỉnh.

 

Trước yêu cầu cấp thiết về cải cách hành chính, cán bộ và chuyên viên Sở Thông tin và Truyền thông Tây Ninh đã nỗ lực nghiên cứu giải pháp và xây dựng thành công phần mềm Họp không giấy để khắc phục khuyết điểm trên và đưa vào triển khai, vận hành với các ưu điểm cụ thể như sau:

 

- Nhanh chóng và tiết kiệm: Chỉ cần triển khai tập trung tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh là tiến hành vận hành ngay, thời gian triển khai ngắn, các thao tác khai thác dễ dàng, thuận tiện không cần phải tập huấn sử dụng.

 

- Sản phẩm tương thích với các loại trình duyệt và các loại thiết bị tin học thông dụng như: Máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh.

 

- Cho phép phát hành giấy mời họp, tài liệu họp dưới dạng số hóa thông qua mạng internet nhưng vẫn đảm bảo được yêu cầu về an toàn, an ninh thông tin.

 

- Sử dụng, khai thác thác dễ dàng, không bắt buộc phải cài đặt, triển khai thêm bất cứ phần mềm nào khác tại các đơn vị được mời dự họp, chỉ cần có thiết bị kết nối với internet, nhớ địa chỉ và tài khoản đăng nhập là có thể khai thác được mọi lúc, mọi nơi.

- Cho phép kiểm soát được thời gian đăng nhập và lấy tài liệu.

- Cho phép phản hồi thông tin trực tiếp thông qua phần mềm: đóng góp ý kiến và đăng ký thành phần dự họp.

- Thể hiện thông tin trực quan thông tin: không cần đăng nhập vẫn xem được nội dung cuộc họp và thành phần tham dự. Cho phép xem thông tin các cuộc họp trong ngày, cuộc họp đã xong và cuộc họp sắp tới. Cho phép tra cứu các cuộc họp trên giao diện lịch tháng một cách dễ dàng.
 

Tới nay phần mềm đã được đưa vào thực hiện tại 12 đơn vị (Văn phòng Đoàn ĐBQH-HĐND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, 9 Văn phòng HĐND-UBND các huyện, thị xã, Sở Giáo dục và Đào tạo) mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:

Góp phần quan trọng trong việc đổi mới phương thức hoạt động, lề lối làm việc theo hướng hiện đại, thiết thực, phục vụ kịp thời sự chỉ đạo, điều hành của các ngành, các địa phương trong tỉnh.  Góp phần thực hiện thành công đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về công nghệ thông tin và truyền thông” của Chính phủ và chủ trương tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước của tỉnh.

Triển khai phần mềm họp không giấy trong các cơ quan nhà nước đã mang lại những lợi ích kinh tế cụ thể, góp phần tiết kiệm chi phí như: Năng lượng điện dùng cho máy in, máy photocopy;  Giấy dùng để in, phong bì để đựng tài liệu; Cước phí Bưu chính, đối với các cuộc họp khẩn cấp còn giảm được khoản chi phí rất lớn cho cước phí Hỏa tốc hẹn giờ (Có thể lên tới vài trăm nghìn đồng cho một bưu phẩm gửi khi gửi đến 1 địa chỉ theo giờ hẹn trước); Giảm chi phí sửa chữa thiết bị (máy tính, máy in, máy photocopy, ...).

Ngoài ra, việc thực hiện giải pháp này sẽ giảm tối thiểu thời gian phát hành giấy mời và tài liệu cuộc họp. Thời gian phát hành giấy mời và tài liệu đến các đơn vị dự họp nhận được nhanh chóng, có thể tính bằng giây do đó thời gian dành cho các đơn vị dự họp nghiên cứu tài liệu, chuẩn bị các nội dung đóng góp cho cuộc họp được nhiều hơn, giúp phần nâng cao chất lượng cuộc họp tăng hiệu quả công việc. Trong thời gian họp diễn ra có thể cập nhật bổ sung các tài liệu liên quan kịp thời để các đại biểu dự họp có thể tham khảo ngay mà không cần phải chờ đợi cung cấp các bản sao bằng giấy.

Đây thực sự là một sản phẩm “xanh” cho môi trường, bởi vì thói quen làm việc tại văn phòng hiện nay phần lớn chưa thật sự thân thiện với môi trường. Văn phòng là một trong những nguồn giấy thải lớn nhất hành tinh. Bên cạnh đó, các sản phẩm cung cấp cho văn phòng, chẳng hạn như kim bấm, có thể làm cho vấn đề chất thải trở nên trầm trọng thêm. Tuy nhiên, với giải pháp này đã giúp cho chúng ta tiêu thụ ít năng lượng, giảm bớt chất thải vào môi trường, giải pháp này chính là giải pháp xanh không chỉ giúp chúng ta tiết kiệm tài chính về lâu dài, mà còn gửi cho mọi người sử dụng thông điệp rằng chúng ta đang nỗ lực vì hành tinh.

Từ những lợi ích trên, lãnh đạo tỉnh chỉ đạo các ngành, các cấp phải tăng cường triển khai nhanh và nhiều hơn nữa các ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành, tác nghiệp, tiến tới xây dựng thành công chính quyền điện tử, tạo lập môi trường, phong cách làm việc ngày càng công khai, minh bạch và tiện lợi hơn cho người dân. 
 

Nguồn: Sở Thông tin và Truyền thông Tây Ninh