Ngày 17/10/2012, UBND tỉnh Trà Vinh có quyết định 1837/QĐ-UBND ban hành quy chế tạm thời quản lý, sử dụng hệ thống quản lý, điều hành tác nghiệp (M-office) dùng chung trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh. Theo đó, quy chế này quy định tạm thời việc quản lý và sử dụng hệ thống quản lý, điều hành tác nghiệp (M-office) dùng chung trong việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.
Sử dụng M-office dùng chung vào việc gửi, nhận các văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử như một hoạt động cải cách thủ tục hành chính, phát triển chính phủ điện tử…M-office dùng chung được thiết lập, vận hành tại Trung tâm quản lý cổng thông tin điện tử tỉnh Trà Vinh, sử dụng hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin của tỉnh, cung cấp khả năng truy cập sử dụng qua môi trường Internet và mạng truyền số liệu chuyên dùng của tỉnh. M-office dùng chung tỉnh Trà Vinh có địa chỉ tên miền là: moffice.travinh.gov.vn, mỗi đơn vị tham gia sử dụng phần mềm M-office dùng chung sẽ đượng cấp 01 tài khoản đăng nhập sử dụng.
Theo quy chế, các loại văn bản gửi, nhận qua M-office dùng chung bao gồm: các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký và gửi qua mạng; giấy mời họp; tài liệu phục vụ họp; dự thảo văn bản xin ý kiến; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc (trừ những văn bản mật). Những văn bản được gửi qua M-office dùng chung có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không gửi kèm thêm văn bản giấy.
Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan đầu mối và chịu trách nhiệm quản lý, hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý, điều hành tác nghiệp dùng chung của tỉnh.
Quy chế còn quy định cụ thể cách thức tiếp nhận và xử lý văn bản đến, đi và trách nhiệm và quyền hạn của các cơ quan sử dụng M-office dùng chung.