Giải pháp hệ thống "Một cửa điện tử" tại tỉnh Gia Lai - Hiệu quả và những vấn đề đặt ra

Thực hiện Kế hoạch ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin (CNTT); Kế hoạch cải cách hành chính (CCHC) của tỉnh Gia Lai giai đoạn 2011 - 2015, trong năm 2011 và 2012, UBND tỉnh đã chỉ đạo Sở Thông tin và Truyền thông (TT&TT) triển khai xây dựng thí điểm hệ thống "Một cửa điện tử" tại hai huyện Đăk Đoa và Chư Sê và hỗ trợ về kỹ thuật cho UBND thành phố Pleiku xây dựng hệ thống “Một cửa hiện đại”.

Quang cảnh tại Hội thảo "giải pháp triển khai hệ thống Một cửa điện tử tại UBND huyện Chư Sê ngày 16/8/2012.

Với các chức năng cơ bản: Quản lý danh mục thủ tục, hồ sơ, biểu mẫu; tiếp nhận và xử lý hồ sơ; báo cáo thống kê; quản lý văn bản hồ sơ; quản lý danh mục tham chiếu; quản trị người dùng; quản trị hệ thống; điều hành tác nghiệp; Hệ thống "Một cửa điện tử" chỉ mới được đầu tư xây dựng tại một số cơ quan hành chính cấp huyện và mới đưa vào vận hành nhưng các đơn vị được triển khai đã thấy rõ hiệu quả và tiện ích của hệ thống này. Có thể kể ra các điểm chính như sau:

Một là, hệ thống "Một cửa điện tử" làm thay đổi căn bản phương pháp tiếp nhận, thụ lý hồ sơ, xử lý và trả kết quả đối với cơ quan hành chính cấp huyện, các tổ chức, cá nhân tham gia hệ thống. Trong quá trình giải quyết công việc, đòi hỏi phương pháp xử lý phải tuân thủ theo đúng quy trình bằng phần mềm "Một cửa điện tử"  nên hệ thống là một trong những nội dung phát triển ứng dụng CNTT phục vụ công tác CCHC. 

Hai là, sử dụng hệ thống "Một cửa điện tử” để giải quyết thủ tục hành chính, phục vụ tổ chức, cá nhân của cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện đã nâng cao tính công khai, minh bạch, đơn giản, rõ ràng và đúng pháp luật, tăng cường năng lực phục vụ của công chức trong giải quyết công việc cho tổ chức, công dân; ngăn ngừa, hạn chế những thái độ, hành vi tiêu cực của cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc.

 Ba là, hệ thống tạo điều kiện cho tổ chức, cá nhân chủ động thực hiện việc tra cứu thông tin hướng dẫn về thủ tục hành chính, tra cứu kết quả xử lý hồ sơ thông qua mạng máy tính, trang thông tin điện tử (website) và một số thiết bị chuyên dụng khác (điện thoại, nhắn tin...), giúp tổ chức cá nhân không lãng phí thời gian đi lại; người lãnh đạo quản lý, điều hành có thể kiểm soát, kiểm tra tiến độ giải quyết công việc của cán bộ, công chức thụ lý hồ sơ để có hướng chỉ đạo phù hợp. 

 Tại UBND huyện Chư Sê, qua 07 tháng triển khai hệ thống "Một cửa điện tử", tính đến ngày 7/8/2012, đã có 5.303 hồ sơ của tổ chức, công dân được tiếp nhận qua hệ thống "Một cửa điện tử" ở các lĩnh vực đất đai, môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm, đầu tư xây dựng cơ bản, đăng ký kinh doanh, cấp phép xây dựng, tư pháp hộ tịch và bổ trợ tư pháp; trong đó đã xử lý 4.138 hồ sơ (gồm 3.190 hồ sơ đất đai, 516 hồ sơ xây dựng cơ bản, ...). Việc tiếp nhận, xử lý và trả hồ sơ qua hệ thống "Một cửa điện tử" đã trở thành thói quen của công chức các phòng chuyên môn và lãnh đạo UBND huyện. Công dân và tổ chức đến giao dịch với số lượng đông, hầu hết đã tiếp cận và sử dụng tương đối thành thạo các thiết bị điện tử, tin học tại bộ phận "Một cửa điện tử" và tỏ rõ thái độ hài lòng hơn so với phương pháp giải quyết hồ sơ, công việc như trước đây.

 UBND thành phố Pleiku cũng đã tiến hành triển khai thực hiện Đề án "Một cửa hiện đại". Đây là bước khởi đầu quan trọng thể hiện sự quyết tâm của Thành ủy, HĐND, UBND thành phố trong việc từng bước hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao năng lực, chất lượng phục vụ đối với tổ chức, công dân của đội ngũ cán bộ, công chức, chuẩn bị cơ sở để xây dựng "Chính quyền điện tử" của thành phố trong thời gian tới.

 Tại hội thảo "Giải pháp triển khai hệ thống Một cửa điện tử" do Sở TT&TT, UBND huyện Chư Sê phối hợp tổ chức vào ngày 16/8/2012, ông Nguyễn Hữu Tâm - Phó Chủ tịch UBND huyện Chư Sê, ông Bùi Tiến Dũng - Phó Chủ tịch UBND thành phố Pleiku đã nói rõ những tiện ích mà hệ thống mang lại cho cơ quan quản lý nhà nước cũng như sự hài lòng của tổ chức, công dân. Tuy nhiên, khó khăn chung của các địa phương hiện nay trong quản lý, sử dụng và vận hành hệ thống là diện tích sử dụng của bộ phận "Một cửa điện tử"  chưa đảm bảo quy định, trang thiết bị để phục vụ hệ thống còn thiếu, hệ thống máy tính (máy trạm) tại các đơn vị phần lớn đã xuống cấp, lạc hậu và không đồng bộ nên tốc độ truy cập vào hệ thống máy chủ còn chậm; hệ thống mới được triển khai thí điểm nên công chức còn nhiều bỡ ngỡ, thiếu kinh nghiệm và kỹ năng xử lý; đội ngũ công chức tại bộ phận "Một cửa điện tử" còn thiếu; công chức phụ trách CNTT tại đơn vị quá ít (mỗi địa phương chỉ có 01 biên chế), vừa thực hiện tham mưu quản lý nhà nước lĩnh vực CNTT trên địa bàn, vừa tham gia quản trị, vận hành, bảo trì, khắc phục sự cố máy tính, hệ thống mạng LAN, website, hệ thống "Một cửa điện tử", hệ thống hội nghị qua truyền hình, hệ thống quản lý văn bản và điều hành ("Công sở điện tử"), ...do đó, khó đáp ứng tốt công tác vận hành, ứng dụng CNTT ở các địa phương.

Đại diện UBND các huyện, thị xã, thành phố, thông qua hội thảo đã thảo luận về những trăn trở, những vướng mắc trong việc ứng dụng CNTT ở đơn vị, địa phương, nhất là việc áp dụng mô hình "Một cửa điện tử", "Công sở điện tử" đang được triển khai ở hầu hết tại UBND các huyện, thị xã, thành phố trong tỉnh; trong đó băn khoăn nhiều nhất của nhiều đại biểu là chi phí về phần mềm "Một cửa điện tử", các thiết bị tin học, máy chủ, nguồn kinh phí để duy trì hàng năm và đề nghị việc triển khai, nhân rộng để đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ. Đại diện của đơn vị cung cấp giải pháp về mô hình "Một cửa điện tử", Công ty cổ phần Tâm Hợp Nhất - TP Đà Nẵng, Công ty eSys - TP Hồ Chí Minh, Công ty TNHH - TM - DV KT Viễn thông - Tin học Đức Hùng - Gia Lai đã trao đổi những giải pháp kỹ thuật cả phần cứng lẫn phần mềm trên cơ sở kinh nghiệm đã triển khai thực tế; đánh giá những mặt đạt được và cả những mặt tồn tại, vướng mắc trong khi triển khai các mô hình thí điểm "Một cửa điện tử" tại tỉnh.

Trong cải cách hành chính, ứng dụng CNTT là một trong những nội dung quan trọng, là giải pháp hàng đầu để tăng cường năng lực và hiệu quả đối với công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước; theo đó, thay đổi phương thức và giảm chi phí hoạt động của bộ máy hành chính; là công cụ hỗ trợ cải tiến lề lối làm việc góp phần tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, tiến tới hình thành "Chính phủ điện tử" và "Chính quyền điện tử" các cấp. Tuy nhiên, việc triển khai đồng bộ một lúc là chưa khả thi vì nhân lực về CNTT của tỉnh còn thiếu về số lượng, yếu về chất lượng; ngân sách đầu tư cho CNTT còn hạn chế. Thay mặt Ban Chỉ đạo CNTT của tỉnh, ông Nguyễn Ngọc Hùng, Giám đốc Sở TT&TT đã nhấn mạnh, việc triển khai "Một cửa điện tử" là cần thiết nhưng cần có những kế hoạch, bước đi thích hợp theo năng lực và điều kiện thực tế của từng địa phương, đơn vị. Trên cơ sở rút kinh nghiệm triển khai ở các tỉnh thành khác và các mô hình đã triển khai ở tỉnh, Sở TT&TT sẽ tiếp tục nghiên cứu tìm ra các giải pháp để có sự đồng bộ, hợp lý giữa việc đầu tư phần cứng - đầu tư phần mềm - đào tạo nhân lực về CNTT một cách hợp chuẩn, hiện đại, thống nhất và tham mưu cho tỉnh các giải pháp nguồn lực để triển khai không chỉ hệ thống "Một cửa điện tử", mà còn hệ thống quản lý văn bản và điều hành (Công sở điện tử) đang được triển khai ở các địa phương trong tỉnh và các ứng dụng CNTT phục vụ CCHC như về nguồn vốn đầu tư; về thu hút, đào tạo, ưu đãi nguồn nhân lực chuyên trách CNTT ở từng đơn vị, địa phương và các cơ chế, chính sách cần có cho phát triển CNTT, nhất là ứng dụng CNTT trong công tác quản lý phục vụ cải cách hành chính nhà nước một cách hiệu quả và có bước đi vừa nhanh vừa vững chắc, góp phần vào sự  thành công trong ứng dụng CNTT nói riêng và cải cách nền hành chính của tỉnh Gia Lai nói chung./.