Cuộc họp giao ban điện tử sẽ diễn ra trong nửa ngày với 10 điểm cầu (điểm cầu trung tâm được bố trí tại phòng họp giao ban trực tuyến của UBND tỉnh và 9 điểm cầu còn lại của UBND các huyện, thành phố). Đồng chí Nguyễn Hữu Vạn, Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì hội nghị.
Trong vài năm trở lại đây, công nghệ giao ban điện tử đa phương tiện được Chính phủ và nhiều bộ, ngành đặc biệt là khối doanh nghiệp sử dụng trong các cuộc họp triển khai nhiệm vụ trên địa bàn tỉnh song việc ứng dụng công nghệ này vào phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của của Tỉnh đến nay mới được triển khai thực hiện.
Theo ông Tô Trọng Tôn, Giám đốc sở Thông tin và Truyền thông thì “Để ứng dụng công nghệ giao ban điện tử đa phương tiện vào phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của tỉnh cần phải tính đến nhiều vấn đề. Thứ nhất, hệ thống hạ tầng về thiết bị và đường truyền phải đảm bảo. Thứ hai, nguồn vốn đầu tư cho việc mua sắm thiết bị và các điều kiện để đảm bảo vận hành hệ thống là khá lớn. Thứ ba, sự quyết tâm ứng dụng CNTT vào hoạt động tác nghiệp. Tuy nhiên tôi cho rằng bây giờ là thời điểm thích hợp để đưa công nghệ này vào phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của tỉnh. Do thời gian qua, tỉnh Lào Cai đã có những đầu tư phù hợp về hạ tầng: mạng MAN khu đô thị mới đã được triển khai thực hiện, dịch vụ viễn thông được quan tâm đầu tư phát triển… đặc biệt, Lào Cai còn được bố trí nguồn vốn đầu tư từ TW để thực hiện mô hình tỉnh điểm về ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước theo Quyết định 43/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Với những thuận lợi trên thì cuộc họp thường kỳ tháng 9/2009 của UBND tỉnh đánh dấu việc đưa hệ thống giao ban đa phương tiện phục vụ công tác chỉ đạo điều hành, thể hiện quyết tâm tận dụng cơ sở hạ tầng đã được đầu tư để đẩy mạnh ứng dụng CNTT trên địa bàn toàn tỉnh nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí, giảm gánh nặng ngân sách.”
Ông Trần Ngọc Nhân, giám đốc Trung tâm CNTT&VT Lào Cai - đơn vị tư vấn giám sát việc triển khai hệ thống giao ban đa phương tiện cho biết “Hiện nay toàn bộ thiết bị và đường truyền của hệ thống đã lắp đặt xong. Trung tâm cũng đã tổ chức đào tạo chuyển giao công nghệ cho hơn 20 cán bộ, công chức, viên chức của các huyện, thành phố. Hiện Trung tâm đang hoàn tất các công việc cuối cùng để phục vụ cuộc giao ban đầu tiên tại 10 điểm cầu vào ngày 1/10.”
Được biết, hệ thống giao ban đa phương tiện của Lào Cai được thiết kế trên nền tảng công nghệ IP và sử dụng đường truyền cáp quang và đường MegaWAN. Mạng được triển khai gồm 11 điểm đầu cuối kết nối với nhau qua một Trung tâm điều khiển đặt tại Trung tâm CNTT&VT Lào Cai.