Quy chế được ban hành và thực hiện sẽ góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí ăn ở, đi lại, mở rộng số lượng và đối tượng được cung cấp thông tin, góp phần tích cực vào việc tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng, các cơ quan quản lý Nhà nước của tỉnh Gia Lai, tạo nền tảng phát triển Chính phủ điện tử.
Theo quy chế, Sở TT&TT tỉnh là đơn vị đầu mối, chịu trách nhiệm chính trong quản lý, vận hành, hỗ trợ kỹ thuật cho các điểm cầu cuối. Về nguyên tắc, hệ thống hội nghị truyền hình có thể được sử dụng trong tất cả các cuộc hội nghị, hội thảo, tập huấn thường xuyên hoặc đột xuất. Trước thời điểm họp ít nhất hai ngày, các cơ quan đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị truyền hình phải thông báo bằng văn bản về thời gian, địa điểm cho Sở TT&TT để chuẩn bị kiểm tra và vận hành hệ thống, thông báo cho đơn vị cung cấp đường truyền biết để trực xử lý về đường truyền đảm bảo thông suốt, thông báo cho điện lực biết để trực đảm bảo về nguồn điện. Quy chế cũng quy định rõ trách nhiệm của các đơn vị: chủ trì cuộc họp, quản lý điểm cầu chủ trì và các điểm cầu cuối, điểm cầu điều khiển, người tham dự, cán bộ phụ trách kỹ thuật. Kinh phí duy trì hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến được sử dụng từ ngân sách Nhà nước.
