UBND tỉnh Kon Tum ban hành qui định về sử dụng thư điện tử trong hoạt động cơ quan Nhà nước của tỉnh

(Mic.gov.vn) - 

Thực hiện Chỉ thị số 34 ngày 3/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước. Ngày 18/3/2009 UBND tỉnh Kon Tum đã ban hành Quyết định số 22/2009/QĐ-UBND qui định về việc quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh. Quy định này áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị và CBCC tham gia sử dụng và khai thác hệ thống thư điện tử của tỉnh Kon Tum.


Thực hiện Chỉ thị số 34 ngày 3/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước. Ngày 18/3/2009 UBND tỉnh Kon Tum đã ban hành Quyết định số 22/2009/QĐ-UBND qui định về việc quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh. Quy định này áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị và CBCC tham gia sử dụng và khai thác hệ thống thư điện tử của tỉnh Kon Tum.

Hệ thống thư điện tử tỉnh Kon Tum là thành phần của hệ thống thông tin điện tử tỉnh Kon Tum, là thành phần cơ bản của Trung tâm Tích hợp dữ liệu tỉnh, được xây dựng từ Chương trình Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005 (Đề án 112) của tỉnh Kon Tum, là công cụ để cán bộ, công chức, viên chức (CBCC) thuộc các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh sử dụng để trao đổi thông tin dưới dạng thư điện tử thông qua mạng internet nhằm phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng nhiệm vụ được phân công.

Hệ thống thư điện tử của tỉnh được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của tỉnh, gồm: Trung tâm Tích hợp dữ liệu tỉnh, hệ thống mạng internet của các Sở, Ban, Ngành, của UBND các huyện, thị xã thuộc tỉnh. Hệ thống thư điện tử được đặt tên duy nhất trong tỉnh có dạng: hòm thư của đơn vị và hòm thư của CBCC.

Mọi CBCC, cơ quan, đơn vị khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh - gọi là Danh bạ điện tử của tỉnh. UBND tỉnh giao cho Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm tổ chức quản lý khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Kon Tum, chịu trách nhiệm về quản lý kỹ thuật hệ thống thư điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh Kon Tum. Đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức quản lý kỹ thuật hệ thống thư điện tử của tỉnh Kon Tum và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, CBCC khai thác, sử dụng đúng quy trình, đúng mục đích. Sở TT&TT quản lý Danh bạ điện tử của tỉnh, tạo lập, sửa đổi, loại bỏ, cho phép đăng nhập các địa chỉ thư thuộc hệ thống thư điện tử của tỉnh, cập nhật các thông tin thay đổi vào Danh bạ điện tử của tỉnh. Cấp cho CBCC của các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh địa chỉ thư điện tử và mật khẩu sử dụng để khai thác thư điện tử. Quản trị hệ thống thư điện tử của tỉnh, bảo đảm cho hệ thống hoạt động thông suốt, liên tục. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với hệ thống thư điện tử của tỉnh theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các cơ quan, đơn vị, của mỗi CBCC trong các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh. Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học đối với hệ thống thư điện tử của tỉnh, xoá bỏ các thư rác, tạo lập chế độ lưu trữ dự phòng thông tin.

UBND tỉnh giao cho các Sở, Ban, Ngành, UBND các huyện, thị xã có trách nhiệm sử dụng Địa chỉ thư của đơn vị (địa chỉ thư công vụ) để sử dụng trao đổi, gửi nhận văn bản thay cho gửi nhận theo đường truyền thống. Đơn vị tự quản lý, sử dụng để trao đổi thông tin với các tổ chức, CBCC. Thủ trưởng của đơn vị chịu mọi trách nhiệm về nội dung thông tin, bảo đảm sự bí mật của thư điện tử. Địa chỉ thư CBCC dành cho CBCC của tỉnh để trao đổi thông tin phục vụ công tác chuyên môn, khi có thay đổi thông tin về CBCC, tổ chức tham gia hệ thống thư điện tử của tỉnh phải có văn bản đề nghị Sở thông tin và Truyền thông cập nhật kịp thời vào Danh bạ điện tử của tỉnh. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử. Sử dụng đúng quy trình và mục đích của hệ thống thư điện tử tỉnh Kon Tum. Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bí mật thư điện tử, chịu trách nhiệm về thông tin của mình gửi lên mạng. Không truy nhập vào địa chỉ thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ thư điện tử của mình.

Qui định của UBND tỉnh nghiêm cấm việc cung cấp, để lộ mật khẩu sử dụng thư điện tử cho người không thuộc trách nhiệm và phạm vi sử dụng thư điện tử trên hệ thống thư điện tử của tỉnh. Tự bảo quản mật khẩu để đảm bảo an toàn cho hòm thư đã đăng ký. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục đích, thư điện tử có Virus, thư rác phải xóa bỏ và báo cáo Thủ trưởng cơ quan, Sở Thông tin và Truyền thông để phối hợp xử lý. Khi phát hiện có lỗi hoặc gặp sự cố về hệ thống thư điện tử phải báo cho Quản trị mạng Sở Thông tin và Truyền thông để khắc phục, sửa chữa.

Về trách nhiệm của người sử dụng địa chỉ thư đơn vị, qui định cũng nêu rõ: Địa chỉ thư của đơn vị là địa chỉ thư đặc biệt (địa chỉ thư công vụ) để đơn vị trao đổi công tác của cơ quan. Địa chỉ thư của đơn vị do Thủ trưởng đơn vị (Giám đốc, Thủ trưởng các ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã) quản lý hoặc uỷ quyền bằng văn bản cho người có trách nhiện trong đơn vị quản lý. Khi thay đổi Thủ trưởng đơn vị, phải bàn giao địa chỉ thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu có trong hộp thư của đơn vị cho người có trách nhiệm tiếp nhận. Khi nhận được thư điện tử gửi vào địa chỉ thư của đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được Thủ trưởng đơn vị uỷ quyền) phải có trách nhiệm xử lý và tổ chức thực hiện. Thủ trưởng đơn vị ban hành qui chế sử dụng thư điện tử tại đơn vị và chấp hành thông tin được truyền qua địa chỉ thư của đơn vị và phải coi đó như là phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị.

Các đơn vị hành chính cấp sở, huyện không tự tổ chức hệ thống thư điện tử riêng. Không sử dụng các địa chỉ thư có nhận dạng khác (như yahoo, hotmail,…) để trao đổi công việc qua hệ thống thư điện tử của tỉnh. Không tự tổ chức mạng riêng với địa chỉ IP riêng và tên miền (Domain) riêng. Sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao đổi trong hệ thống thư điện tử. Gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử các loại văn bản: Lịch công tác của cơ quan, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo (trừ những văn bản mật và những nơi đã triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ). Khuyến khích tận dụng hệ thống thư điện tử để gửi, nhận các loại văn bản: thư mời, công văn, báo cáo các cấp, những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác. Những văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy. Tận dụng triệt để hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản, tài liệu với người dân và doanh nghiệp khi cung cấp các dịch vụ công.

Qui định của UBND tỉnh yêu cầu phải thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử của cơ quan để hồi đáp kịp thời thư điện tử của các cơ quan, người dân và doanh nghiệp. Đối với thư của đơn vị (thư công vụ) trong một ngày kiểm tra thư ít nhất 02 lần vào đầu giờ buổi sáng và vào đầu giờ buổi chiều theo giờ hành chính. Đối với thư CBCC trong một ngày kiểm tra thư ít nhất 01 lần theo ngày làm việc hành chính. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm. Đồng thời đưa hoạt động này vào các phong trào thi đua, bình xét khen thưởng hàng năm đối với tập thể và cá nhân nhằm phát huy hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao chất lượng công việc của các cơ quan Nhà nước và CBCC trong tỉnh.

Trần Vĩnh - Sở TT&TT Kon Tum

ĐÁNH GIÁ BÀI VIẾT( 0)