Cuối năm 2008, qua báo cáo tình hình công tác của các đơn vị, thầy Nguyễn Văn Trung - Bí thư Chi bộ, Hiệu trưởng nhà trường nhận thấy có tình trạng chồng chéo chức năng, nhiệm vụ và giải quyết công việc chậm trễ, đôi lúc sai với quy định của nhà nước và của nhà trường. Vì thế, cần có giải pháp mang tính đột phá để chấn chỉnh lại tình trạng này, đưa hoạt động của nhà trường đi vào nề nếp, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác. Vấn đề không phải là ở con người vì hầu hết viên chức của trường đều tốt nghiệp đại học và sau đại học. Hệ thống các quy chế, quy định về tổ chức, hoạt động, lề lối làm việc, nội quy cơ quan, quy chế phối hợp công tác, v.v… cũng đã được ban hành đầy đủ, rõ ràng. Vậy mấu chốt của tình trạng trên là ở chỗ nào? 

 

Qua nhiều trăn trở đồng thời tham khảo thêm một số trường bạn, thầy Nguyễn Văn Trung nêu ra một số giải pháp sau:

 

Các giải pháp trên đã được triển khai và nhấn mạnh tại các cuộc họp giao ban. Giải pháp thứ nhất được thực hiện nhanh chóng với sự điều chuyển một số nhân sự phù hợp với năng lực và vị trí công tác. Giải pháp thứ hai gặp khá nhiều thuận lợi trong triển khai thực hiện do đây đã là chủ trương xuyên suốt trong nhiều năm qua và đội ngũ viên chức có tuổi đời trẻ, năng lực tiếp cận công nghệ thông tin tốt, các mảng công tác chính đã có các phần mềm chuyên dụng hỗ trợ như phần mềm quản lý đào tạo (Edusoft), phần mềm quản lý tài chính (Misa), phần mềm quản lý cán bộ. Việc triển khai giải pháp thứ ba là khá nan giải vì có nhiều vấn đề cần trở ngại. Trở ngại thứ nhất là tâm lý ngại thay đổi, sợ khó, điều này xảy ra ngay cả ở một số cán bộ chủ chốt. Trở ngại thứ hai là về kinh phí với số tiền thực hiện vài trăm triệu đồng trong khi ngân sách nhà trường hạn hẹp đang có nhiều khoản chi cho dạy học cần ưu tiên hơn. Ngoài ra là tâm lý nghi ngờ tính quả của giải pháp đó là tốn kém mà chưa chắc đã giải quyết được vấn đề, rồi ISO là gì? Liệu có cần thiết áp dụng ISO ở trường học hay không?. Không ít ý kiến bàn lùi, đề nghị không áp dụng ISO tại trường hoặc chờ thêm thời gian. Tuy nhiên, thầy Nguyễn Văn Trung đã kiên trì giải thích, động viên và với sự ủng hộ của đa số cán bộ chủ chốt, vấn đề đã được quyết định: Cần triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO ngay trong năm 2009.

 

Công việc được triển khai ngay từ những ngày cuối cùng của năm 2008. Đầu tiên là kinh phí. Hiệu trưởng đã chỉ đạo phòng Tổ chức – Hành chính liên hệ các đơn vị trong tỉnh để tìm hiểu về kinh phí để thực hiện ISO. Thật may, UBND tỉnh đang có chủ trương cấp kinh phí để triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO cho các cơ quan hành chính trong tỉnh. Trường Cao đẳng Cộng đồng là đơn vị sự nghiệp không phải là cơ quan hành chính nên cần phải thuyết phục được UBND tỉnh và cơ quan tham mưu là Sở Khoa học và Công nghệ đồng ý thông qua chủ trương. Sau vài buổi làm việc, chủ trương được chấp thuận thể hiện qua Công văn số: 7980/UBND-VP ngày 09/12/2008 của UBND tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu.

 

Tiếp theo là viết đề án. Công việc được giao cho phòng Tổ chức – Hành chính. Sau nhiều lần chỉnh sửa, đề án được thông qua. Mục tiêu của đề án là: xây dựng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của trường Cao đẳng Cộng đồng Bà Rịa – Vũng Tàu đạt tiêu chuẩn ISO 9001, đảm bảo nguyên tắc: đơn giản – rõ ràng – đúng thời gian, đúng trình tự thủ tục, đúng pháp luật, nâng cao hiệu quả chất lượng giáo dục, đáp ứng nhu cầu của cộng đồng.

Thời gian thực hiện đề án dự kiến là 11 tháng kể từ tháng 01 năm 2009. Hiệu trưởng ký quyết định thành lập Ban chỉ đạo ISO với các thành viên là các cán bộ chủ chốt của trường. Hợp đồng tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 được Hiệu trưởng nhà trường ký kết với công ty TNHH dịch vụ Trần Đình Cửu, một công có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Công việc quan trọng đầu tiên mà các chuyên gia tư vấn thực hiện là đào tạo ISO, nghĩa là trang bị các kiến thức cơ bản về ISO cho cán bộ, viên chức nhà trường, đồng thời đào tạo các chuyên gia đánh giá nội bộ. Công tác này tốn khá nhiều thời gian. Cho đến giữa năm 2009, về cơ bản công tác đào tạo hoàn thành. Bước tiếp theo là xây dựng các quy trình ISO. Tháng 6 năm 2009, có 154 quy trình, hướng dẫn ISO được ban hành (lần 1). Có thể nói, đây là số lượng quy trình, hướng dẫn được ban hành nhiều nhất trong các cơ quan, đơn vị trong tỉnh cùng tiến hành triển khai áp dụng ISO (theo báo cáo của Sở Khoa học, công nghệ thì ngoài trường Cao đẳng Cộng đồng, các các cơ quan, đơn vị còn lại chỉ xây dựng từ 1 đến 20 quy trình). Tuy nhiên, qua rà soát, cân nhắc, và qua thực tế áp dụng Ban chỉ đạo ISO quyết định bỏ đi những quy trình, hướng dẫn không cần thiết hoặc đã có văn bản hướng dẫn thi hành cụ thể, chi tiết. Đến tháng … năm 2009, 73 quy trình, hướng dẫn được ban hành lần 2. Công tác đánh giá nội bộ lần 1 được tiến hành vào tháng …/2010 và đến tháng 9/2010 đánh giá nội bộ lần 2. Tháng 10/2010, nhà trường mời Công ty Vinacert về đánh giá ngoài. Ngày …/11/2010, trường chính thức đón nhận Giấy …

 

Cảm nhận đầu tiên khi có thể nhận thấy được bằng trực quan về sự thành công mà việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 mang lại đó là sự ngăn nắp trong lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu. Nếu như trước đây, công tác này được thực hiện một cách tự phát, mỗi đơn vị làm theo một cách và có thể nói là tùy tiện thì hiện nay các đơn vị phải thống nhất cách lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu để các cá nhân có trách nhiệm tiếp cận được một cách nhanh nhất, thuận tiện nhất nhưng vẫn đảm bảo không thất lạc, đúng người được quyền tiếp cận.

Thành công lớn nhất là với các quy định, hướng dẫn rõ ràng cho các công việc và hệ thống các biểu mẫu, bảng biểu kèm theo thì các cá nhân, đơn vị không còn phải tự làm các bảng biểu thường là không thống nhất về hình thức, đôi khi gây lầm lẫn về nội dung. Hiện tượng chậm trễ, bỏ sót công việc hay chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ được khắc phục gần như triệt để. Khối lượng công việc được giải quyết tăng lên nhưng con người và thời gian không thay đổi. Các sai sót do nhầm lẫn, cẩu thả được giảm thiểu.

 

Thông qua qua việc xây dựng các quy trình, việc phân công phân nhiệm cho các cá nhân cũng trở nên rõ ràng, vì thế trách nhiệm cũng cụ thể hơn. Không còn hiện tượng đổ lỗi trách nhiệm hay hậu quả xảy ra không có ai nhận trách nhiệm và cũng không có cơ sở xử lý trách nhiệm.

 

Qua việc thự hiện đề án ISO, có một bài học rút ra là vai trò của lãnh đạo rất quan trọng trong việc định hướng và đưa ra các ý tưởng. Bên cạnh đó, phương pháp làm việc không khoa học, tùy tiện, thiếu nhất quán của người lãnh đạo sẽ tác động tiêu cực đến kết quả công việc và tâm lý cấp dưới. Thực tế, trong những thời điểm quan trọng nhất, đại diện lãnh đạo của đề án ISO đã không hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đây cũng là nguyên nhân chính của việc đề án không thực hiện đúng thời hạn đề ra.

 

Việc triển khai áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại trường Cao đẳng Cộng đồng Bà Rịa – Vũng Tàu có thể coi là bước đột phá trong công tác quản lý. Đây cũng được coi là điểm nhấn quan trọng trong chính sách xây dựng thương hiệu của trường, góp phần quan trọng cho thực hiện thắng lợi các mục tiêu đề ra trong kế hoạch chiến lược phát triển trường giai đoạn 2010 – 2015, tầm nhìn 2020.