Đây là địa phương đầu tiên chính thức liên thông hệ thống quản lý văn bản điện tử với VPCP.
Sau thời gian triển khai thí điểm liên thông hệ thống quản lý văn bản điện tử giữa VPCP và UBND Thành phố Hồ Chí Minh, việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa 2 cơ quan đã được thực hiện thông suốt.
Cụ thể, Văn thư tại Văn phòng Chính phủ thực hiện thao tác phát hành văn bản điện tử trên phần mềm đang sử dụng. Văn bản được Trục liên thông tại Văn phòng Chính phủ tiếp nhận và chuyển tới UBND Thành phố Hồ Chí Minh. Phòng hành chính tại Văn phòng UBND Thành phố Hồ Chí Minh tiếp nhận văn bản đến từ Trục liên thông qua Mạng truyền số liệu chuyên dùng và chuyển đến cán bộ xử lý. Sau quá trình xử lý của các đơn vị, cán bộ, chuyên viên thuộc UBND Thành phố Hồ Chí Minh, văn thư cơ quan thực hiện phát hành văn bản điện tử đến Văn phòng Chính phủ qua Trục liên thông.
Thông qua hệ thống, lãnh đạo Chính phủ, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ có thể theo dõi tình trạng xử lý văn bản của UBND thành phố Hồ Chí Minh qua các bước: Tiếp nhận văn bản, trình lãnh đạo; phân công thực hiện; đang xử lý; hoàn thành.
Việc liên thông hệ thống quản lý văn bản điện tử giữa 2 cơ quan sẽ góp phần giảm tỷ lệ sử dụng giấy tờ, giảm thời gian xử lý công việc, cung cấp công cụ để kiểm tra, giám sát quá trình thực thi công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước.
Tuy nhiên, quá trình triển khai đã phát hiện một số khó khăn cần được tháo gỡ như: Cán bộ được giao xử lý hồ sơ công việc chờ khi nhận được văn bản giấy mới xử lý văn bản điện tử nên dẫn đến tiến độ xử lý hồ sơ công việc chậm so với yêu cầu.
Bên cạnh đó, mặc dù văn bản điện tử đã được chuyển nhận qua Trục tới đơn vị, nhưng văn thư phải chờ có bản giấy để xin ý kiến Lãnh đạo Văn phòng để chuyển tới đơn vị, chuyên viên được giao. Do vậy, việc chuyển nhận văn bản điện tử trên hệ thống mạng tới chuyên viên có độ trễ nhất định. Các bên cần nghiên cứu, thống nhất quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản để văn bản điện tử có thể chuyển tới đơn vị xử lý trong thời gian ngắn nhất.
Bên cạnh đó, mặc dù văn bản điện tử đã được chuyển nhận qua Trục tới đơn vị, nhưng văn thư phải chờ có bản giấy để xin ý kiến Lãnh đạo Văn phòng để chuyển tới đơn vị, chuyên viên được giao. Do vậy, việc chuyển nhận văn bản điện tử trên hệ thống mạng tới chuyên viên có độ trễ nhất định. Các bên cần nghiên cứu, thống nhất quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản để văn bản điện tử có thể chuyển tới đơn vị xử lý trong thời gian ngắn nhất.
Liên thông hệ thống quản lý văn bản điện tử giữa Thành phố Hồ Chí Minh với VPCP có ý nghĩa rất quan trọng. Đây là bước mở đầu để VPCP tiếp tục mở rộng liên thông văn bản điện tử với các bộ, ngành, địa phương khác.
