Skip Ribbon Commands
Skip to main content
Thứ năm, ngày 22/08/2019

Lấy ý kiến nhân dân về dự thảo văn bản quy phạm pháp luật "Dự thảo văn bản Hướng dẫn về việc sử dụng mã định danh văn bản và Bộ tiêu chí về chức năng, tính năng kỹ thuật trong xây dựng hệ thống quản lý văn bản và điều hành (Phiên bản 1.0)"

Các ý kiến đóng góp

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
 
   
BAN HÀNH HƯỚNG DẪN
VỀ VIỆC SỬ DỤNG MÃ ĐỊNH DANH VĂN BẢN
VÀ BỘ TIÊU CHÍ VỀ CHỨC NĂNG, TÍNH NĂNG KỸ THUẬT TRONG XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
(Phiên bản 1.0)
(Kèm theo Quyết định số          /QĐ-BTTTT ngày //2019
của
Bộ Thông tin và Truyền thông)
  
 
 
 
CPĐT
Chính phủ điện tử
CQĐT
Chính quyền điện tử
LGSP
Hệ thống nền tảng tích hợp, chia sẻ cấp Bộ, Tỉnh
TTHC
Thủ tục hành chính
CSDL
Cơ sở dữ liệu
DVC
DVC
QLVBĐH
Quản lý văn bản và điều hành
VB
Văn bản
HSCV
Hồ sơ công việc
Bài đo
Kịch bản kiểm thử theo Bộ Yêu cầu/ Tiêu chí đánh giá đối với từng hệ thống cụ thể
Thông tư số 01/2019/TT-BNV
Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức
Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg
Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
 
Các từ ngữ sau đây được hiểu như quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước: Văn bản điện tử; Gửi, nhận văn bản điện tử; Trục liên thông văn bản quốc gia; Bên gửi; Bên nhận.

 

 
I. PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
1. Phạm vi áp dụng
Tài liệu này ban hành bộ tiêu chí về chức năng, tính năng kỹ thuật trong xây dựng hệ thốngQuản lý văn bản và điều hành (Phiên bản 1.0).
Bộ tiêu chí nhằm hướng dẫn các bộ, ngành, địa phương, cơ quan, tổ chức trong xây dựng hệ thốngQuản lý văn bản và điều hànhvà sử dụng mã định danh văn bản để gửi, nhận văn bản điện tử; tiếp nhận đăng ký, quản lý, hướng dẫn và kiểm tra việc công bố hợp quy hệ thống quản lý văn bản và điều hành và hệ thống kết nối, liên thông của các cơ quan nhà nước.
2. Đối tượng áp dụng
Các đối tượng áp dụng bao gồm các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là bộ, ngành, địa phương) và các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc xây dựng, cung cấp hệ thốngQuản lý văn bản và điều hành và các tổ chức, cá nhân khác có nhu cầu áp dụng nếu thấy phù hợp.
Tài liệu này nhằm thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
Phiên bản 1.0 bao gồm các hướng dẫn kỹ thuật cơ bản, tối thiểu về chức năng, tính năng kỹ thuật trong xây dựng hệ thốngQuản lý văn bản và điều hành. Tài liệu này được Bộ Thông tin và Truyền thông xây dựng và cập nhật phiên bản theo thời gian để phù hợp với thực tế.
II. HƯỚNG DẪN VỀ VIỆC SỬ DỤNG MÃ ĐỊNH DANH VĂN BẢN
Mỗi văn bản điện tử có một mã định danh văn bản. Cấu trúc Mã định danh văn bản được xác định như sau:
V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2-YYYY.X
Trong đó:
- V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2 là Mã định danh của cơ quan, tổ chức được quy định tại Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (QCVN 102:2016/BTTTT) ban hành kèm theo Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 04 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông;
- YYYY là năm ban hành văn bản, bao gồm 4 ký tự số;
- X là số thứ tự văn bản được ban hành trong năm. X sẽ được hệ thống tự động sinh ra theo nguyên tắc X là số tự nhiên liên tiếp, bắt đầu từ số 1 và kết thúc là số thứ tự văn bản cuối cùng của năm nhằm bảo đảm tính liên tiếp và duy nhất của mã định danh văn bản;
- Năm ban hành văn bản và số thứ tự văn bản được ban hành trong năm được phân tách bởi dấu chấm (.);
- Dấu gạch ngang (-) để phân tách giữa Mã định danh cơ quan với nhóm năm ban hành văn bản và số thứ tự văn bản được ban hành trong năm.
Ví dụ: Mã định danh văn bản có giá trị như sau
000.00.27.G14-2019.25
Trong đó, “000.00.27.G14” gồm 13 ký tự là mã định danh của Cục Tin học hóa, Bộ Thông tin và Truyền thông.
“2019” gồm 4 ký tự là năm ban hành văn bản.
“25” là số thứ tự của văn bản được ban hành trong năm.
III. BỘ TIÊU CHÍ VỀ CHỨC NĂNG, TÍNH NĂNG KỸ THUẬT TRONG XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
Bộ tiêu chí nàyđược chia thành các nhóm: Các tiêu chí chung; Tiêu chí về chức năng; Tiêu chí về hiệu năng; Tiêu chí về an toàn, bảo mật; và Tiêu chí về tính năng kỹ thuật khác.
Các tiêu chí này được xây dựng theo hướng đưa ra các yêu cầu cơ bản,
tối thiểu đối với các hệ thống QLVBĐH. Các bộ, ngành, địa phương có thể bổ sung thêm các tiêu chí khác để đáp ứng những nhu cầu đặc thù riêng biệt.
Các phòng thử nghiệm có trách nhiệm xây dựng các bài đo để thực hiện
đo kiểm việc đáp ứng của các sản phẩm hệ thống QLVBĐH theo Bộ tiêu chí này.
Căn cứ Bộ tiêu chí này, các bên liên quan có thể sử dụng phép đánh giá đạt/không đạt khi thực hiện đánh giá hệ thống QLVBĐH.
Kết quả đánh giá có thể được thực hiện thông qua việc đo kiểm bởi các phòng thử nghiệm được Bộ Thông tin và Truyền thông chỉ định, khảo sát thực tế hoặc kiểm tra thực tế sự đáp ứng đối với từng tiêu chí.
1. Tiêu chí chung
Các tiêu chí chung đối với hệ thống QLVBĐH bao gồm:
- Bảo đảm tuân thủ Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam;
- Bảo đảm tuân thủ các nguyên tắc, yêu cầu và quy trình gửi, nhận văn bản điện tử tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg;
- Bảo đảm khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu với hệ thống Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin Một cửa điện tử cấp bộ/tỉnh theo Quyết định số 1697/QĐ-BTTTT ngày 23/10/2018 của Bộ Thông tin và Truyền thông;
- Bảo đảm tuân thủ các quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.
2. Tiêu chívề chức năng
Hệ thống QLVBĐH phải có những chức năng đáp ứng những tiêu chí sau đây:
STT
Tên chức năng
Mô tả chi tiết
1
Quản trị danh mục
Tạo lập, quản lý các danh mục cho người dùng (ví dụ danh mục sổ VB, hồ sơ công việc, danh mục loại VB, lĩnh vực, cơ quan, phòng ban, chức danh và các danh mục khác).
2
Quản lý VB đến
2.1
Nhập VB đến vào hệ thống và nhận VB điện tử
Cho phép kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, tính xác thực của VB điện tử đến và tiến hành tiếp nhận trên hệ thống.
Cho phép kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.
Trường hợp VB điện tử đến không đảm bảo các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận VB điện tử, có chức năng cho phép Bên nhận trả lại VB và kịp thời phản hồi thông qua hệ thống để Bên gửi biết, xử lý theo quy định.
Định nghĩa và phân loại các loại VB đến, nhập hoặc sửa các thuộc tính VB đến, nhập nội dung toàn văn của VB đến (theo nhu cầu của đơn vị sử dụng) thông qua máy quét hoặc tệp đính kèm.
Các VB đến được số hóa từ VB giấy tuân theo tiêu chuẩn số hóa tài liệu và phải được ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV.
Cho phép lựa chọn cấp tự động hoặc thủ công số VB đến theo năm.
Số đến, thời gian đến được lưu trong hệ thống.
Cho phép in VB đến ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
Cho phép in Phiếu giải quyết VB đến.
Tự động báo trùng văn bản đến, trong trường hợp văn bản đến có cùng số, ký hiệu… do một cơ quan ban hành.
Cho phép trả lại VB cho Bên gửi.
2.2
Chuyển xử lý VB đến theo quy trình điện tử đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt
Tự động chuyển xử lý VB theo luồng xử lý đã được khai báo của hệ thống.
Cho phép thu hồi VB đến đã chuyển trong trường hợp chuyển nhầm.
2.3
Phân phối, chỉ đạo giải quyết VB
Nhập ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết VB đếncủa người có thẩm quyền.
Đối với VB đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phải xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết VB, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp giải quyết. Hệ thống chỉ cho thực hiện tiếp nếu đáp ứng yêu cầu này.
Cho phép các cá nhân có liên quan đến luồng xử lý trao đổi ý kiến trong quá trình xử lý VB.
Cho phép người xử lý có thể gửi xin ý kiến từ các cá nhân không trực tiếp tham gia xử lý VB.
2.4
Giải quyết VB đến trong hệ thống
Cho phép cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết VB xác định và cập nhật số và ký hiệu hồ sơ cho VB đến theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV (Điều 8).
2.5
Theo dõi tình trạng xử lý VB đến
Hỗ trợ lãnh đạo các cấp tùy theo thẩm quyền có thể theo dõi tình trạng xử lý VB đến (và cả VB đi) theo các trạng thái:
- VB trong hạn đã xử lý;
- VB trong hạn đang xử lý;
- VB trong hạn chưa xử lý;
- VB quá hạn đã xử lý;
- VB quá hạn đang xử lý;
- VB quá hạn chưa xử lý;
- VB đến hạn chưa xử lý (hạn xử lý VB bằng ngày hiện tại);
- VB đến hạn đang xử lý.
Cho phép ghi và in vết xử lý theo luồng xử lý VB đã được định nghĩa, khai báo.
Cho phép hiển thị toàn bộ VB đến liên quan đến người dùng.
Hỗ trợ theo dõi, hiển thị trạng thái văn bản đã bị thu hồi (khi văn bản đã bị thu hồi từ Bên gửi).
Trường hợp nhận được thông báo thu hồi VB điện tử, có chức năng để Bên nhận hủy bỏ VB điện tử được thu hồi đó trên hệ thống, đồng thời thông báo việc đã xử lý VB điện tử được thu hồi thông qua hệ thống để Bên gửi biết.
Cho phép phản hồi trạng thái tiếp nhận, xử lý VB đến cho Bên gửi gồm có các trạng thái: Đã đến, đã tiếp nhận, đã phân công, đang xử lý, đã hoàn thành, đã bị trả lại.
2.5
Tìm kiếm, tra cứu VB đến
Tìm kiếm VB theo các thuộc tính VB (đáp ứng mọi tiêu chí thông tin đã có, đã nhập đối với VB đến), tìm kiếmVB theo phân quyền người dùng.
Tra cứu VB theo thời gian, theo tình trạng xử lý, theo cán bộ hoặc đơn vị xử lý.
Kết quả tìm kiếm được trình bày dạng danh sách có thể sắp xếp thứ tự.
3
Quản lý VB đi
3.1
Quản lý quá trình soạn thảo, dự thảo VB đi
Quá trình soạn thảo VB đi được thực hiện theo luồng xử lý đã được khai báo của hệ thống. Luồng xử lý VB đi áp dụng theo quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và Thông tư số 01/2019/TT-BNV (Hệ thống phải có các chức năng đáp ứng nghiệp vụ theo lưu đồ tại Phụ lục II). Ngoài ra hệ thống phải có các chức năng sau:
- Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo VB thực hiện tạo lập, tiếp thu, chỉnh sửa và hoàn thiện dự thảo VB đi: Hệ thống cho phép cá nhân xin ý kiến các đơn vị, cá nhân khác có liên quan và quản lýcác phiên bản dự thảo VB;
- Kiểm tra dự thảo VB đi: Cho phép lãnh đạo đơn vị được giao nhiệm vụ dự thảo VB đi trực tiếp chỉnh sửa trên VB dự thảo và tiếp tục chuyển người được giao nhiệm vụ kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày VB.
- Cho phép tra cứu, tìm kiếm dự thảo VB đi;
- Cho phép ghi và in vết xử lý theo luồng xử lý VB đã được định nghĩa, khai báo;
- Cho phép in phiếu trình ký VB đi (chức năng này được tùy chọn theo một trong ba chế độ: in tự động khi trình VB, in thủ công khi trình VB hoặc không cần in phiếu trình ký);
- Cho phép các cá nhân tham gia trong quá trình thu hồi được dự thảo VB đã gửi đi khi đối tượng nhận VB chưa xem VB.
3.2
Quản lý quá trình phát hành VB đi
Quá trình phát hành VB đi được thực hiện theo luồng xử lý đã được khai báo của hệ thống. Luồng xử lý VB đi áp dụng theo quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và Thông tư số 01/2019/TT-BNV (Hệ thống phải có các chức năng đáp ứng nghiệp vụ theo lưu đồ tại Phụ lục III). Ngoài ra hệ thống phải có các chức năng sau:
- Tự động cập nhật trạng thái VB đi;
- Cho phép nhập hoặc sửa các thông tin bổ sung cho VB đi;
- Cho phép nhập nội dung toàn văn VB đi theo nhu cầu của đơn vị sử dụng (gắn tệp điện tử hoặc quét VB);
- Cho phép lựa chọn cấp tự động hoặc thủ công số VB đi theo năm;
- Cho phép in VB đi ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý;
- Cho phép lựa chọn và đính kèm VB đến mà VB đi giải quyết;
- Cho phép các cá nhân tham gia trong quá trình thu hồi được VB đã gửi đi khi đối tượng nhận VB chưa xem VB.
- Theo dõi được trạng thái VB đi tương ứng với các trạng thái: đã đến, đã tiếp nhận, đã phân công, đang xử lý, đã hoàn thành, đã bị trả lại từ Bên nhận.
- Cho phép cấp tự động và chèn số, ký hiệu, ngày, tháng, năm vào VB phát hành.
- Cho phép tự động đổi tên file theo dạng số, ký hiệu, ngày, tháng, năm khi fileVB được phát hành.
- Hệ thống phải hỗ trợ chức năng, hình thức ký số của người có thẩm quyền ký ban hành VB và cơ quan, tổ chức ban hành VB theo quy định tại Thông tư 01/2019/TT-BNV.
3.3
Tìm kiếm, tra cứu VB đi
- Tìm kiếm VB theo các thuộc tính VB (đáp ứng mọi tiêu chí thông tin đã có, đã tạo đối với VB đi), cho phép tìm kiếm toànvăn đối với định dạngfile .doc, .docx, .xls, .xlsx theo phân quyềnngười dùng.
- Tra cứu VB theo thời gian, theo tình trạng xử lý, theo cán bộ hoặc đơn vị xử lý.
- Cho phép tìm kiếm liên kết giữa VB đi và VB đến (nếu có).
- Kết quả tìm kiếm được trình bày dạng danh sách có thể sắp xếp thứ tự.
4
Quản lý giao việc
4.1
Tạo công việc và giao việc
Thực hiện theo luồng xử lý đã được định nghĩa, khai báo của hệ thống
4.2
Theo dõi tình trạng xử lý công việc
Theo dõi tình trạng xử lý công việc theo 6 trạng thái sau:
- Công việc trong hạn đã giao xử lý;
- Công việc trong hạn chưa giao xử lý;
- Công việc quá hạn đã giao xử lý;
- Công việc quá hạn chưa giao xử lý;
- Công việc trong hạn đã hoàn thành;
- Công việc quá hạn đã hoàn thành.
Thực hiện kiểm tra trạng thái công việc theo vai trò.
Cho phép lưu lại toàn bộ các thông tin trao đổi giữa các thành viên liên quan đến công việc trong quá trình xử lý.
4.3
Chỉ đạo giao việc
Nhập ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền.
Người có thẩm quyền được phép sửa trực tiếp tại văn bản dự thảo.
4.4
Xử lý công việc được giao
Cho phép tạo phiếu giải quyết nội dung công việc
Xử lý vàhệ thống tự động cập nhật trạng thái xử lý công việc theo một trong các trạng thái ở Mục yêu cầu chức năng số 4.2
5
Quản lý VB nội bộ
Quản lý VB nội bộ đáp ứng các chức năng như sau:
- Tạo lập VB nội bộ;
- Chỉnh sửa, xóa VB nội bộ;
-Chuyển Văn thư cấp số/ hoặc trực tiếp chuyển sang các đơn vị cần thông báo, cần xin ý kiến;
- Có khả năng cho phép cá nhân, đơn vị thu hồi được VB nội bộ đã gửi đi khi đối tượng nhận VB chưa xem VB;
- Tra cứu, tìm kiếm VB nội bộ;
Tất cả các hoạt động trong quản lý VB nội bộ được thực hiện tự động theo luồng xử lý VB nội bộ đã được định nghĩa, khai báo của hệ thống.
6
Quản lý HSCV
6.1
Quản lý HSCV
Nhóm chức năng quản lý HSCV đáp ứng các yêu cầu chức năng hệ thống đối với hồ sơ điện tử theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV (Điều 20 và Phụ lục VI)
7
Báo cáo thống kê
7.1
In sổ VB đến/đi/nội bộ
In sổ VB đến/đi/nội bộ theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV (Phụ lục VII) và các quy định khác của pháp luật về văn thư, lưu trữ
7.2
In báo cáo, thống kê tình trạng xử lý VB đến
In báo cáo, thống kê số lượng VB đến đã xử lý, chưa xử lý trong hạn và đã xử lý, chưa xử lýquá hạn và theo một hoặc một số ràng buộc sau đây:
- Theo khoảng thời gian;
- Theo đơn vị/ cá nhân xử lý;
- Theo các tiêu chí tùy chọn.
Có khả năng tùy biến các biểu mẫu báo cáo, thống kê.
Dạng thức báo cáo, thống kê tối thiểu tuân thủ quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV (Phụ lục VII)
7.3
In báo cáo, thống kê tình hình VB đi
In báo cáo, thống kê số lượng VB đi đã phát hành theo một hoặc một số ràng buộc sau đây:
- Theo khoảng thời gian;
- Theo đơn vị/ cá nhân dự thảo;
- Theo các tiêu chí tùy chọn.
Có khả năng tùy biến các biểu mẫu báo cáo, thống kê.
Dạng thức báo cáo, thống kê tối thiểu tuân thủ quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV (Phụ lục VII)
7.4
In báo cáo thống kê HSCV
In báo cáo, thống kê Mục lục văn bản theo hồ sơ và Mục lục hồ sơ đã được tạo theo một hoặc một số ràng buộc sau đây
- Theo khoảng thời gian;
- Theo đơn vị/ cá nhân khởi tạo;
- Theo VB trong hồ sơ;
- Theo nhóm hồ sơ (nếu có).
8
Quản trị người dùng
Có khả năng phân quyền theođơn vị/ phòng/ban, vai trò, nhóm vai trò,người dùng, nhóm người dùng.
Có khả năng ghi lưu và truy vết nhật ký sử dụng (log) của người dùng.
Có khả năng tạm khóa tài khoản người dùng, ngăn khả năng đăng nhập và sử dụng hệ thống của người dùng.
9
Quản trị hệ thống
Cho phép định nghĩa, khai báo và quản lý luồng xử lý VB theo bộ máy tổ chức áp dụng cho cả VB đến, VB đi, VB nội bộ và công việc (cho phép xử lý ủy quyền).
Cho phép định nghĩa, khai báo các luồng xử lý VB theo một số ràng buộc về thuộc tính VB như sau:
- Loại VB (VB hành chính/ VB quy phạm pháp luật);
- Độ mật của VB;
- Độ khẩn của VB;
Quản trị thông tin về cấu hình hệ thống:
- Có khả năng thực hiện lệnh in hoặc scan trên chính phần mềm;
- Thiết lập tham số chế độ làm việc, chế độ nhật ký, đăng nhập/đăng xuất;
- Đặt chế độ sao lưu, phục hồi;
- Khai báo chứng thư số;
- Cho phép cấu hình tổng dung lượng các tệp đính kèm theo mỗi văn bản.
Và đáp ứng các yêu cầu về quản trị hệ thống tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV (Điều 21)
10
Một số chức năng khác
10.1
Định nghĩa các quy trình nghiệp vụ xử lý VB
Cho phép định nghĩa các quy trình nghiệp vụ lưu chuyển VB đi, VB đến và VB nội bộ (Business process management).
Hỗ trợ hiển thị quy trình nghiệp vụ dưới dạng sơ đồ trực quan trong quá trình định nghĩa, khai báo.
10.2
Sao lưu dữ liệu
Hệ thống phải cung cấp công cụ để sao lưu dữ liệu định kỳ và đột xuất.
10.3
Hỗ trợ sử dụng chữ ký số
Sử dụng chữ ký số đảm bảo hoạt động được trên máy tính và các thiết bị cầm tay thông minh (ví dụ: điện thoại thông tin, máy tính bảng) tuân thủ quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông.
10.4
Thông báo nhắc việc
- Cung cấp chức năng nhắc việc tự động cho người dùng khi đăng nhập thành công vào hệ thống.
- Cho phép kết nối, tích hợp với hệ thống thông báo tự động bằng tin nhắn SMS và Email để thông báo/nhắc việc/cảnh báo lỗi theo vai trò.
10.5
Hướng dẫn sử dụng
Hệ thống phải cho phép tiếp cận hướng dẫn sử dụng tương ứng với từng chức năng ngay trên giao diện tương tác.
10.6
Kiểm soát việc truy cập đồng thời
Kiểm soát việc truy cập đồng thời của cùng một tài khoản người dùng trên nhiều máy tính khác nhau.
10.7
Xem và chỉnh sửa các tệp đính kèm
Cho phép xem và chỉnh sửa các tệp đính kèm với một số định dạng phổ biến (ví dụ: .doc; .docx; .xls; .xlsx; .pdf; .rtf) đối với các bước trong quy trình xử lý văn bản đi.
10.8
Ký văn bản và Ủy quyền xử lý VB đến
Cho phép ủy quyền xử lý VB đến;
Có chức năng ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền đáp ứng các quy định hiện hành.
10.9
Báo vắng
Cho phép các cá nhân báo vắng trên hệ thống và chuyển sang trạng thái vắng mặt (lý do nghỉ ốm, công tác dài ngày...)
10.10
Tích hợp, đồng bộ
- Tích hợp hoặc đồng bộ với kết quảtheo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao(theo Quyết định số 42/2014/QĐ-TTg ngày 27/7/2014của Thủ tướng Chính phủ)
- Tích hợp hoặc kết nối, đồng bộ vớilịch công tác, lịch họp và thông báo của cơ quan, đơn vị;
- Tích hợp với hệ thống Thư điện tử công vụ (sử dụng chung tài khoản người dùng; kết nối, chia sẻ dữ liệu, thông tin cảnh báo, nhắc việc).
3. Tiêu chívề hiệu năng
Hệ thống QLVBĐH phải đáp ứng những tiêu chí về hiệu năngsau đây:
STT
Tên phép đánh giá
Mục đích phép đánh giá
1
Thời gian phản hồi trung bình
Đảm bảo hệ thống có thời gian phản hồi trung bình dưới 2,5 giây (thời gian phản hồi được tính từ khi người dùng gửi yêu cầu đáp ứng tới hệ thống cho đến khi nhận được dữ liệu phản hồi từ hệ thống)
2
Thời gian phản hồi chậm nhất
Đảm bảo hệ thống có thời gian phản hồi chậm nhất dưới 30 giây (bao gồm cả các trường hợp thực hiện chức năng báo cáo, thống kê)
3
Hiệu suất làm việc của máy chủ dữ liệu
Đảm bảo hiệu suất làm việc trung bình của CPU trên máy chủ dữ liệu ≤ 75%
4
Hiệu suất làm việc của máy chủ ứng dụng
Đảm bảo hiệu suất làm việc trung bình của CPU trên máy chủ ứng dụng ≤ 75%
5
Truy cập đồng thời
Đảm bảo hệ thống có khả năng đáp ứng ít nhất 3000 truy cập đồng thời
6
Số người dùng hoạt động đồng thời
Đảm bảo hệ thống có khả năng đáp ứng ít nhất 500 người dùng hoạt động đồng thời (có thực hiện các tác vụ khác nhau phát sinh yêu cầu gửi đến hệ thống)
7
Thời gian hoạt động liên tục
Đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục 24/7
4. Tiêu chívề an toàn, bảo mật
Hệ thống QLVBĐH cần đáp ứng khả năng an toàn, bảo mật thông tin theo nhiều mức: mức mạng, mức xác thực người dùng và mức cơ sở dữ liệu (CSDL); thiết lập mã hóa TLS v1.2.
Hệ thống QLVBĐH có khả năng tích hợp quản lý định danh (Identity Management) người sử dụng.
Hệ thống QLVBĐH đáp ứng các quy định tại Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24/4/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về đảm bảo an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ và Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 11930:2017 (chỉ thực hiện đo kiểm, đánh giá trong trường hợp đã hoàn thành triển khai hệ thống trên thực tế).
Ngoài ra, hệ thống cần đáp ứng các bài kiểm tra để bảo đảm không có các lỗi an toàn thông tin phổ biến như sau:
1. Tấn công Injection: bao gồm các lỗi cho phép thực hiện thành công các kiểu tấn công như SQL Injection, OS Injection, LDAP Injection. Kiểu tấn công này xảy ra khi người dùng gửi các dữ liệu không tin cậy đến ứng dụng web, những dữ liệu này có tác dụng như các câu lệnh với hệ điều hành hoặc các câu truy vấn với cơ sở dữ liệu nhằm phục vụ cho mục đích xấu.
2. Cross Site Scripting (XSS): Lỗi XSS xảy ra khi ứng dụng web nhận các dữ liệu độc hại và chuyển nó đến trình duyệt cho người dùng mà không xác nhận lại dữ liệu đó có hợp lệ hay không. Kiểu tấn công này cho phép kẻ tấn công thực thi các đoạn mã độc trong trình duyệt của nạn nhân và có thể cướp phiên người dùng hoặc chuyển hướng người dùng đến các trang độc hại khác.
3. Insecure Direct Object References (Tham chiếu trực tiếp đối tượng không an toàn): Việc tham chiếu xảy ra khi nhà phát triển ứng dụng web đưa ra tham chiếu đến một đối tượng bên trong ứng dụng như là một tập tin, một thư mục hay một khóa cơ sở dữ liệu. Nếu việc kiểm tra quá trình tham chiếu này không an toàn, kẻ tấn công có thể dựa theo để tham chiếu đến các dữ liệu mà họ không có quyền truy cập.
4. Cross Site Request Forgery (CSRF): là kiểu tấn công mà người dùng bị lợi dụng để thực thi những hành động không mong muốn ngay trên phiên đăng nhập của họ. Thông qua việc gửi người dùng một liên kết qua email hay chat, tin tặc có thể hướng người dùng thực thi một số hành động ngay trên trình duyệt của người dùng (như gửi bài viết, xóa bài viết, v.v..
5. Failure to Restrict URL Access (Thất bại trong việc hạn chế truy cập các URL quản trị): Thông thường để vào được các đường dẫn quản trị thì ứng dụng phải kiểm tra người dùng có đủ quyền để truy cập vào đó hay không rồi mới hiển thị URL và các giao diện quản trị tương ứng khác. Để tránh tình trạng người dùng bình thường cũng truy cập vào các URL quản trị, mỗi lần truy cập vào các URL này cần được kiểm tra quyền kỹ càng, nếu không tin tặc có thể truy cập vào các URL này nhằm thực hiện các hành vi độc hại.
6. Bẻ gãy sự chứng thực và quản lý phiên: Những chức năng của ứng dụng liên quan đến sự chứng thực và sự quản lý phiên làm việc thường không khởi tạo đúng, cho phép tin tặc tấn công mật khẩu, khóa và token của phiên làm việc hoặc khai thác lỗ hổng từ những sự khởi tạo này để gán định danh một người sử dụng khác.
7. Cấu hình bảo mật không an toàn: là lỗi liên quan đến việc đặt cấu hình cho ứng dụng, framework, máy chủ web, ứng dụng máy chủ và platform sử dụng những giá trị thiết đặt mặc định hoặc khởi tạo và duy trì những giá trị không an toàn.
8. Chuyển hướng và chuyển tiếp không được kiểm tra: Nhiều ứng dụng thường xuyên chuyển tiếp hoặc chuyển hướng người sử dụng đến những trang hoặc những website và sử dụng những dữ liệu chưa tin tưởng để xác định những trang đích. Không có sự kiểm tra phù hợp, tin tặc có thể chuyển hướng nạn nhân đến các trang giả mạo hoặc các trang có chứa mã độc, hoặc chuyển tiếp đến các trang web đòi làm thủ tục xác thực nhằm đánh cắp thông tin cá nhân.
9. Lưu trữ mã hóa không an toàn: Ứng dụng web không có cơ chế bảo vệ hoặc tuy có cơ chế mã hóa và hashing (băm) dữ liệu để lưu trữ nhưng sử dụng không đúng cách đối với những dữ liệu quan trọng, như là thông tin thẻ tín dụng, thông tin cá nhân và những thông tin chứng thực. Do đó tin tặc có thể lợi dụng những kẽ hở này để đánh cắp những dữ liệu cần được bảo vệ.
10. Thiếu sự bảo vệ lớp vận chuyển: Các ứng dụng không mã hóa dữ liệu khi truyền những thông tin quan trọng, hoặc nếu có mã hóa thì lại chỉ có thể sử dụng các chứng thực hết hạn hoặc không hợp lệ.
5. Tiêu chívềtính năng kỹ thuật khác
Hệ thống QLVBĐH phải đáp ứng những tiêu chí về tính năng kỹ thuật khác như sau:
TT
Tính năng kỹ thuật
 
Tính năng chung
1.      
Giao diện với người sử dụng đầu cuối dựa trên nền tảng web, hỗ trợ người dùng cuối sử dụng thiết bị cầm tay thông minh (ví dụ iPhone, iPad).
2.      
Cho phép cài đặt theo mô hình máy chủ chính và máy chủ dự phòng.
3.      
Cho phép cài đặt trong hệ thống mạng có phân vùng bảo mật nhiều lớp.
4.      
Có tín hiệu thể hiện trạng thái hệ thống đang xử lý thông tin. Tín hiệu này phải được sử dụng thống nhất trong toàn bộ màn hình xử lý của Hệ thống (tín hiệu có thể là hình quay tròn, đồng hồ cát...)
 
Về cơ sở dữ liệu
5.      
Cơ sở dữ liệu phải có khả năng lưu trữ với dung lượng lớn, trong thời gian lâu dài.
6.      
Có khả năng lưu trữ được nhiều định dạng dữ liệu khác nhau như dữ liệu có cấu trúc, dữ liệu phi cấu trúc dưới dạng tệp gắn kèm (dữ liệu tệp văn bản, dữ liệu phim, ảnh, âm thanh).
7.      
Chuẩn hóa dữ liệu để lưu trữ theo chuẩn ký tự Unicode.
 
Về giao diện
8.      
Tương thích với các trình duyệt thông dụng hiện nay: Chrome, Internet Explorer, Firefox, Cốc Cốc…
9.      
Hỗ trợ hiển thị tiếng Việt theo chuẩn Unicode.
10.        
Tuân thủ các quy định về chuẩn nội dung web, các định dạng văn bản, các định dạng hình ảnh theo Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT.
11.        
Các nội dung diễn tả thời gian được hiển thị theo định dạng thông dụng (DD/MM/YYYY đối với định dạng thể hiện ngày, tháng, năm và hh:mm:ss đối với định dạng thể hiện giờ, phút, giây)
 
Về trao đổi, tích hợp
12.        
Hệ thống QLVBĐH phải kết nối được với các hệ thống QLVBĐH khác thông qua hệ thống trung gian phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành để trao đổi thông suốt văn bản điện tử.
13.        
Áp dụng các tiêu chuẩn về giá trị đối với danh mục và cấu trúc Mã định danh; Mã loại văn bản; Mã tên các loại văn bản; Mã quy định độ khẩn văn bản và sử dụng định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối với các hệ thống QLVBĐH theo quy chuẩn QCVN 102:2016/BTTTT do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành kèm theo Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016.